フォルダ整理のコツとは？会社の共有フォルダを整理するコツと部署別の構成例
社内で使用しているExcelの見積データや提案書、会議資料などを保存するとき、「どのフォルダに入れればよいかわからない」「以前作成したファイルが見つからない」と困ったことはありませんか。
共有フォルダは複数の従業員が利用するため、保存方法を決めていないと、似た名前のファイルやフォルダが増え、必要なデータを探しにくくなります。
フォルダ整理のポイントは、きれいに分類することだけではありません。誰が利用しても保存場所に迷わず、必要なデータを見つけやすい状態を維持できるルールを作ることが大切です。
本記事では、会社の共有フォルダを整理するコツを、具体的なフォルダ構成例とともに紹介します。紹介する方法は、自分のPCに保存しているローカルフォルダの整理にも活用できます。
この記事を読むとわかること
- 会社の共有フォルダを整理するコツ
- フォルダ名やファイル名を付けるときのルール
- 共有フォルダでもローカルでも使えるフォルダの構成例
- フォルダが散らかりにくい運用方法
オンラインストレージを使用するメリットとデメリット
資料の内容
- オンラインストレージの主なメリットとデメリット
- テレワークや業務効率化における活用例
- サービス選定時にチェックすべき5つのポイント
- セキュリティ面の注意事項
- 多機能ストレージ「UltraBox」のご紹介
資料ダウンロードはこちら会社の共有フォルダを整理するメリット
共有フォルダを整理する主なメリットは、次のとおりです。
- 必要なファイルを探す時間を短縮できる
- 重複ファイルや不要なデータの増加を防ぎやすい
- ファイルの保存場所を社内で統一できる
- 異動や退職時にもデータを引き継ぎやすい
フォルダ整理では、誰でも同じ場所に保存でき、必要なときに取り出せる状態を維持することがポイントです。
共有フォルダを整理する7つのコツ
共有フォルダは、利用する人によって保存方法が異なると、次第に整理しにくくなります。特定の担当者だけでなく、誰でも同じルールで保存できる仕組みを作りましょう。
1.フォルダの階層を深くしすぎない
フォルダを細かく分類しすぎると、目的のファイルへたどり着きにくく、保存場所にも迷いやすくなります。
フォルダの階層は2～4階層程度をひとつの目安にして、必要以上に細分化しないようにしましょう。
※2～4階層に収めること自体を目的とせず、必要なファイルへたどり着きやすい構成を基準にします。
【フォルダ構成例】
営業部
└─ 2026年度
└─ A社
├─ 提案資料
├─ 見積書
└─ 契約関連
2.フォルダ名にナンバリングを付ける
フォルダ名の先頭に「01」「02」のような番号を付けると、業務の流れなどに合わせて並び順を統一できます。
担当者によって付け方が変わらないよう、ナンバリングのルールも社内で統一しましょう。
【フォルダ構成例】
共有フォルダ ├─ 01_営業部 ├─ 02_総務部 ├─ 03_経理部 ├─ 04_人事部 └─ 05_制作部
3.フォルダ名の付け方を統一する
同じ種類のフォルダでも、「顧客資料」「取引先」「クライアント」など名称が異なると、保存場所が分かりにくくなります。
「会社名は正式名称にする」「年度は西暦にする」など、誰が作成しても同じ名前になるルールを決めておきましょう。
【フォルダ構成例】
01_取引先 ├─ A社 ├─ B社 └─ C社
4.ファイル名のルールを決める
「見積書」「資料」だけでは内容を判断しにくいため、取引先名・資料の種類・日付などをファイル名に含めます。
「取引先名資料名日付」のように、情報の並び順まで統一しておくと検索しやすくなります。
【フォルダ構成例】
A社_見積書_20260701.xlsx B社_見積書_20260715.xlsx C社_見積書_20260720.xlsx
5.日付の表記を統一する
日付は「2026年7月1日」「20260701」「26-07-01」などを混在させず、表記方法を統一します。
たとえば、「YYYYMMDD」の8桁にすると日付順に並べやすくなります。
作成日・更新日・提出日など、何の日付をファイル名に入れるのかも決めておきましょう。
【フォルダ構成例】
A社_見積書_20260701.xlsx B社_見積書_20260715.xlsx C社_見積書_20260720.xlsx
6.「最終」「最新版」などのファイルを乱立させない
「最終」「最新版」「最終_修正版」などを繰り返し保存すると、どれが現在使用しているファイルなのか分からなくなります。旧版や重複ファイルの放置は、ダークデータが増える原因のひとつです。
複数の版を残す場合は、日付や連番で管理します。
【フォルダ構成例】
A社_提案書_20260701.pptx A社_提案書_20260708.pptx A社_提案書_20260715.pptx
または、
A社_提案書_v01.pptx A社_提案書_v02.pptx A社_提案書_v03.pptx
のように、どのファイルが新しいのか判断できる命名ルールを決めましょう。
7.不要なファイルを定期的に整理する
ルールを決めても、不要なデータを残し続ければファイルは増えていきます。
月に1回を目安に不要なファイルや重複データを確認し、難しい場合は半期や年度末などに整理しましょう。
ただし、保存が必要なデータまで削除しないよう確認しながら進めます。日頃から整理する習慣をつけ、不要なデータを溜め込まないことがポイントです。
会社で使える共有フォルダの構成例
フォルダの分け方は、部署や業務によって異なります。すべての部署で同じ構成にするのではなく、実際にファイルを探すときの基準に合わせて分類することがポイントです。
ここでは、業務や部門別に共有フォルダの構成例を紹介します。
事務・総務部門のフォルダ構成例
事務・総務部門では、社内規程や申請書、備品管理など、業務内容を基準にフォルダを分ける方法があります。
業務ごとに保存場所を決めておけば、担当者が変わった場合でも必要なファイルを探しやすくなります。
【事務・総務部門のフォルダ構成例】
A01_事務・総務 ├─ 01_社内規程 ├─ 02_申請書 ├─ 03_社内行事 └─ 04_備品・設備
営業・マーケティング部門のフォルダ構成例
営業・マーケティング部門では、取引先ごとの提案書や見積書のほか、広告やキャンペーンに関するデータも扱います。
顧客関連は「取引先」、マーケティング関連は「施策の種別」など、実際にデータを探す際の基準に合わせて分けると管理しやすくなります。
【営業・マーケティング部門のフォルダ構成例】
02_営業・マーケティング ├─ 01_取引先 │ ├─ A社 │ │ ├─ 提案資料 │ │ ├─ 見積書 │ │ └─ 契約関連 │ └─ B社 ├─ 02_キャンペーン ├─ 03_広告・販促 └─ 04_実績・集計
開発・プログラミング部門のフォルダ構成例
開発部門では、プロジェクトやシステムを基準にして、その中を仕様書やテストデータなどに分ける方法があります。
プロジェクトごとに保存場所を分けることで、別の開発案件の資料やテストデータが混在するのを防ぎやすくなります。
【開発・プログラミング部門のフォルダ構成例】
03_開発 ├─ 01_プロジェクトA │ ├─ 01_仕様書 │ ├─ 02_設計 │ ├─ 03_テスト │ └─ 04_リリース関連 ├─ 02_プロジェクトB └─ 03_共通資料
小売部門のフォルダ構成例
チェーン店や系列店など複数の店舗を運営している企業では、店舗ごとに売上や在庫、販促などのデータが蓄積します。この場合は、「店舗」を基準にフォルダを分ける方法があります。
各店舗のデータを分けたうえで、マニュアルや共通の販促資料などは「全店舗共通」のフォルダにまとめます。店舗固有のデータと全店舗で共有するデータの保存場所を明確にすると、必要なファイルを探しやすくなります。
【小売り部門のフォルダ構成例】
04_小売 ├─ 01_A店 │ ├─ 01_売上 │ ├─ 02_在庫 │ ├─ 03_販促 │ └─ 04_店舗運営 ├─ 02_B店 ├─ 03_C店 └─ 04_全店舗共通
製造部門のフォルダ構成例
製造部門では、製品ごとに設計図や品質管理、製造関連のデータをまとめる方法があります。
設計図やCADデータなどは修正履歴を残す場合もあるため、製品を軸に関連データをまとめ、その中を工程や用途で分類すると探しやすくなります。
【製造部門のフォルダ構成例】
05_製造 ├─ 01_製品A │ ├─ 01_設計 │ ├─ 02_試作 │ ├─ 03_品質管理 │ └─ 04_製造 ├─ 02_製品B └─ 03_生産終了製品
クリエイティブ部門のフォルダ構成例
デザインや動画、音楽、3DCG、ゲーム制作などでは、案件ごとに多くの制作データが発生します。また、制作の一部を外注している場合は、外注先から受け取ったデータや納品物の管理も必要です。
進行中と納品済みの案件を分けるほか、外注を利用する場合は、社内で制作したデータと外注先から受け取ったデータの保存場所を分けておくと管理しやすくなります。納品後のデータをどこに保管するかについて、ルールを決めておきましょう。
【クリエイティブ部門のフォルダ構成例】
06_イラスト制作 ├─ 01_進行中 │ ├─ A社 │ │ ├─ 01_社内制作 │ │ └─ 02_外注 │ └─ B社 ├─ 02_納品済み │ ├─ 2026年度 │ └─ 2025年度 └─ 03_共通データ
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共有フォルダを整理しても、保存するデータが増え続ければ、ファイルサーバの容量不足や使い勝手などが課題になることがあります。
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資料の内容
- オンラインストレージの主なメリットとデメリット
- テレワークや業務効率化における活用例
- サービス選定時にチェックすべき5つのポイント
- セキュリティ面の注意事項
- 多機能ストレージ「UltraBox」のご紹介
この記事のポイント
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1.会社の共有フォルダを整理するコツは？
共有フォルダを整理する際は、次のようなルールを決めておくことがポイントです。
- フォルダの階層を深くしすぎない
- フォルダ名やファイル名を統一する
- 「最終」「最新版」の乱立を防ぐ/li>
- 不要なファイルを定期的に整理する/li>
詳しくは「共有フォルダを整理する7つのコツ」をご覧ください。
-
2.事務・総務部門ではどのようにフォルダを整理すればよいですか？
事務・総務部門では、業務内容を基準にフォルダを分ける方法があります。
【フォルダ構成例】
- 01_社内規程
- 02_申請書
- 03_社内行事
- 04_備品・設備
業務ごとに保存場所を決めておくと、担当者が変わった場合でも必要なファイルを探しやすくなります。
詳しくは「事務・総務部門のフォルダ構成例」をご覧ください。
インターネットデータセンターの運用から、クラウドサービスの提供まで行う株式会社サイバーウェイブジャパン（CWJ）のWeb担当者。
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