通信端末があればどこからでもアクセスできる利便性から、Webメール（クラウドメール）を使用する企業は増えています。

しかし、Webメールを安全に使うには、いくつかのセキュリティ対策が必要です。企業のメールには、個人情報はもちろん、顧客情報や取引内容など社外に知られてはならない情報が詰まっています。

今回は、最低限押さえておきたいWebメールの安全を確保するためのセキュリティ対策と、サービスの選び方のついて簡単にご紹介します。

業務に使用するメールにWebメール（クラウドメール）を取り入れている企業の方、これから取り入れようと検討している方は、最後までご覧ください。

【安全に利用するために】Webメール導入時にチェックしたいこと

Webメールを安全に利用するために、導入時にチェックすべき項目は、以下の5つです。

1. 認証方法の脆弱性
2. Webメールの使用に不可欠な外部サーバの安全性
3. 迷惑メールからのサイバー攻撃への備え
4. 誤送信対策
5. メールのアーカイブ機能

認証方法の脆弱性は「2段階認証」で解消

Webメールのログイン方法が、IDとパスワードだけである場合はセキュリティ対策として不足しています。
IDやパスワードは、端末を後ろからのぞき込むだけでバレてしまうケースもあり、安全な認証を行うには、もう一段、別の手段による認証を設定していきたいところです。

全社員のセキュリティ意識が高いとは限りませんので、Webメールを導入する際は2段階認証ができるWebメールを選択しましょう。

安全な外部サーバでWebメールを運用

Webメールの運用には、サーバが欠かせません。企業のメールともなれば、専用サーバを用意することをおすすめします。自社でサーバを管理するとなれば、そのための人員やサーバの設置スペースも必要であるため、外部に委託する企業もみられます。

外部に委託するなら、次のような条件をチェックしてみましょう。

• Webメールのサービス提供企業がサーバの運営も行っている
• 国内のデータセンターを所持している
• 24時間トラブルに対応できるスタッフがいる

迷惑メールの攻撃はWebメールのシステムに任せる

Webメールに限定したことではありませんが、メールを通してインターネットウイルスに感染することがあります。ウイルスに感染すれば、重要な情報を盗まれ、個人情報の漏洩や営業妨害などさまざまな被害が起こります。

しかし、大量のメールを受信する場合は、一通一通のメールに対処するわけにはいきません。業務に支障を与えるため、大まかな迷惑メール対策はWebメールのシステムに任せましょう。

迷惑メールに対処するには、こんな機能が備わっていると便利です。

• 迷惑メールの選別機能
• メール本文や添付ファイルの中身のチェック機能
• 添付URLの無害化機能

メールの内容や添付ファイルの内容をチェックした上で、迷惑メールを振り分ける機能があるとウイルス（マルウェア）にも感染しにくくなります。

迷惑メールのURLの無害化とは？フィッシング詐欺の被害を防ぐ方法

Webメールの誤送信対策をチェック

安全にWebメールを利用するために、メールを誤送信してしまった時に対処ができると安心です。

誤送信による損失を防ぐためには、こんな機能が便利です。

• 送ったメールを取り消せる機能
• 添付ファイルの削除ができる機能

大切なデータを誤送信してしまった場合も、添付ファイルを速やかに削除することができれば、大きな被害を防ぐことができます。

【保存版】メールの誤送信を防ぐには？対策方法と有効なツールをわかりやすく紹介

メールのアーカイブ機能

業務中に受信したメールの中には、重要な情報であるため数年間保存が必要なメールもあります。しかし、受信箱にメールを残しておくと、受信箱の容量を圧迫するため受信箱とは別のところに保管できる「アーカイブ機能」が便利です。

メールの削除や改ざんを防ぐために、アーカイブしたメールのデータへアクセス制限をかければ、メール保存のセキュリティ対策としても使えます。

Webメール利用のメリット

企業がWebメールを利用するためには、数々の対策を検討する必要がありますが、メリットも多数あります。
効率的に業務を遂行するために、便利なWebメールを賢く活用しましょう。

• ソフトウェアの保存や共有、インストールが不要
• 場所を問わず、インターネットにつながる場所からアクセス可能
• PCからもスマホからもアクセス可能
• 端末の紛失時の情報漏洩リスクを抑える

また、登録さえ済ませてしまえば、すぐに使えることもメリットです。

柔軟な働き方が歓迎される雰囲気の今、外回りが多い従業員やリモートワークの従業員も、内勤の従業員もアクセスしやすいことを活かして運用しましょう。

Webメール利用のデメリット

• ログインが必要
• インターネットがないと受信済みのメールを読むことができない
• 容量や保管期間に注意
• 使用するインターネット環境を確保しなければならない

Webメールは、ブラウザやアプリでログインしなければ閲覧することができません。また、契約内容によって、受信箱の容量や保管期限に注意してください。

その他の注意事項として、使用するインターネット環境は何でも構わないというわけではありません。だれでも利用できるフリーWi-Fiは、通信を第三者に読み取られる可能性があります。企業がWebメールを利用するなら、安全な通信環境は必須です。

セキュリティ機能が備わったWebメール

サイバーウェイブジャパンが提供する「CWJ Secure One」（セキュアワン）は、企業で使えるWebメールとして必要な機能を備えています。日本企業が使いやすいユーザビリティを追求しており、メールクライアントソフトも併用してご利用いただけます。

追加料金なしでマルチデバイスに対応

追加料金なしで、スマートフォンやiPadでも使えるため、営業スタッフや外回りのスタッフが多い企業もご安心ください。

迷惑メールをシステムが洗い出します

また、高機能の迷惑メール対策を標準装備しており、迷惑メールの振り分けや添付ファイルの安全性をシステムが行います。

国内サーバで運用

Webメールを運用するためのサーバも国内にあり、24時間体制で管理を行っているため、急なトラブルにも対応可能です。

Webメールの導入をご検討の方は、気軽にご相談ください。中小企業の案件はもちろん、大企業の案件にも対応いたします。

Webメールの導入はCWJにご相談ください

株式会社サイバーウェイブジャパン（CWJ）は、2000年に設立し、20年以上、数々のITサービスを提供している企業です。
さまざまなクライアント様のご依頼に応じ、事業規模やご希望に合うサービスを提供してきました。

システムのクラウド化が進む中、Webメールを導入するか悩んでいる方、メールをWebメールに移行したい方も気軽にご相談ください。

Webメールの安全性についても、打合せ時に詳しくご説明いたします。従業員数が多い事業所にも対応可能ですので、まずはお問い合わせください。

お問い合わせはこちら

この記事のポイント

• 安全にWebメールを使用するには何が必要？

  企業が安全にWebメール（クラウドメール）を使用するなら、以下の5項目が備わっているかチェックしましょう。

  1. 認証方法（2段階認証）
  2. Webメールの使用に不可欠な外部サーバの安全性
  3. 迷惑メールからのサイバー攻撃への備え
  4. 誤送信対策
  5. メールのアーカイブ機能

  詳しくは「【安全に利用するために】Webメール導入時にチェックしたいこと」をご覧ください。

• Webメール利用のメリットは？

  企業がWebメールを利用するメリットは以下の通りです。

  1. ソフトウェアの保存や共有、インストールが不要
  2. 場所を問わず、インターネットにつながる場所からアクセス可能
  3. PCからもスマホからもアクセス可能
  4. 端末の紛失時の情報漏洩リスクを抑える

  Webメールを使用すれば、端末にメールのデータを保存することはないため、端末紛失時の情報漏洩リスクを抑えることができます。

  詳しくは「「Webメール利用のメリット」をご覧ください。

株式会社サイバーウェイブジャパン（CWJ）は、20年以上ITサービスを提供している国内の企業です。セキュリティ対策を重視したWebメール（クラウドメール）のパッケージもご用意していますので、気軽にお問い合わせください。