「どれだけクラウドの容量を追加しても、あっという間に埋まってしまう…」と、終わりのない「いたちごっこ」に頭を抱えていませんか？

弊社はクラウドサーバーを提供しているのですが、「高画質な提案資料やオンライン会議の録画データなどで、ファイルサーバが圧迫されて困る」という声をお伺いすることがあります。
空き容量を確保するために、やむを得ずストレージの上位プランへ契約変更し、毎月のランニングコストが重くのしかかっている企業は少なくありません。

しかし、その中身をよく見てみると、長年一度も開かれていないファイルや、誰が何のために保存したのか分からない「ダークデータ」が、全体の大部分を占めていることがよくあります。

本記事では、ファイルサーバをスリム化し、本当に価値のあるデータを活用するための「ダークデータの活用と整理術」を解説します。

この記事を読むとわかること

本記事では、ファイルサーバの容量不足に悩む担当者様に向けて、以下のポイントをわかりやすく解説します。

• ファイルサーバを圧迫する「ダークデータ」の正体と、肥大化してしまう主な原因
• 自社のサーバが「ごみ屋敷化」していないかを確認できるセルフチェック
• ただ一律に削除するのではなく、データを「資産」として見直す整理の考え方
• 不要なデータを安全に仕分けし、サーバをスリム化するための具体的な4ステップ

　

【セルフチェック】あなたの会社に無駄なデータはありませんか？

ファイルサーバの空き容量が減り、「そろそろストレージを追加しなければならないか」と悩んではいませんか？まずは、現状のサーバ環境がどの程度「無駄なデータ」で溢れているか、セルフチェックを行ってみてください。
　

• 最終更新日が数年以上前のファイルが大量に残っている
• ファイル名に「コピー」「最終」「修正版2」などがついた、重複ファイルの山がある
• すでに退職した社員のフォルダが、当時のまま放置されている
• プロジェクト完了後、誰も参照していない資料がサーバを圧迫している
• 誰が保存したのか、何のためにあるのか不明なデータがある

上記のリストに「1つでも」チェックがついた場合、貴社のファイルサーバは「データのごみ屋敷」化していないか精査したほうがいいかもしれません。

そもそも「ダークデータ」とは？なぜファイルサーバが肥大化するのか

多くの企業で「ファイルサーバの肥大化」が問題となっていますが、その正体である「ダークデータ」とは一体何なのでしょうか。

ダークデータとは

ダークデータとは、企業が業務を通じて蓄積しているものの、検索や分析、活用がなされず、放置されている「未利用・未分類データ」のことです。
バックアップとして保存されたまま忘れ去られた資料や、プロジェクト終了後に放置されたフォルダ、重複して保存された古い提案書などがこれに該当します。

【ダークデータの具体例】

• 「とりあえず」で集めた顧客データ
• 「念のため」と保存されたままの、大容量なオンライン会議の録画データ
• 「後で確認するかも」と共有フォルダにエクスポートされたままの古いメールデータ
• 数年前のプロジェクトで使用した中間生成物
• 部署内で個人の判断で複製されたバックアップファイル
• 削除されずに残っている退職者の個人フォルダ
• 内容が重複している「最終」「修正版」などのファイル群
• 数年間一度もアクセスされていない古いマニュアルや規定集

なぜファイルサーバが圧迫されるのか

なぜこれほどまでに不要なデータが溜まってしまうのでしょうか。主な原因は以下の3点に集約されます。

• 「とりあえず保存」の文化
• データの個人管理（属人化）
• 無秩序な保存ルール

重要性を判断する時間がないまま「念のため」と安易に保存する習慣が、不要なデータを増やしているため見直しが必要です。

また、共有すべきデータが個人のローカル環境や専用フォルダで管理されることでファイルが散乱・私物化し、保存ルールが曖昧なために管理が現場任せとなっていることも大きな要因です。結果として、組織全体で重複や放置ファイルが重なり、サーバの容量が圧迫され続けています。

ダークデータがもたらすリスクとコスト

ダークデータの放置は、単にストレージ代という金銭的コストを押し上げるだけではありません。

セキュリティリスクや、データ検索工数の増大にも注目する必要があります。実は、「資料を探す」という行為だけで、年間でそれなりの人件費が浪費されていることはご存じでしょうか。

また、不要なデータの中に機密情報が混ざっていた場合、情報漏洩時に被害をもたらす原因となります。

そのため、日頃から情報をよく整理しておくことが大切です。

ダークデータを含む、サーバ保管データの整理術

サーバ内のデータを整理する上で最も重要なのは、ただ単に古いファイルを「ゴミ」として一律に削除するのではない、ということです。

蓄積されたダークデータの中には、過去の貴重なノウハウや分析に使える「企業の資産」が眠っています。そのため、まずは眠っているデータの価値を再評価し、ビジネスに活かせるものは資産として活用する方針を立てます。

ただ闇雲に「容量を減らせ」と現場に指示するのではなく、「データ資産の棚卸しをしよう」という共通認識を社内で持つことが、トラブルのないデータ整理を成功させるポイントです。

ファイルサーバの圧迫を防ぐ「データの棚卸しの4ステップ」

データ整理の方針が固まったら、実際にファイルサーバをスリム化していくための対策を進めましょう。
以下の4つのステップで進めるとスムーズです。

ステップ1 : まずは現状を「可視化」する

ダークデータに含まれるデータの中には、貴重なデータが含まれていることもあり、いきなりファイルを消し始めるのは得策とはいえません。まずは、現状のファイルサーバ全体を可視化します。
「どの部署が」「どれくらいの容量を」「どのような種類のファイルで」占有しているのかを把握しましょう。ストレージ分析ツールなどを活用して、最終更新日が古いデータや、重複している大容量ファイルをリストアップします。

ステップ2 : データの「重要度」を分類する

可視化されたリストをもとに、現場の担当者と連携しながらデータを分類します。先述した通り「資産データ」「保管データ」「不要データ」の3つの軸で仕分けを行います。

ここで重要なのは、管理者だけで判断せず、データの作成部署と一緒に価値を見直すことです。

ステップ3 : 削除・アーカイブの運用ルールを策定する

不要と判断したデータの「削除基準」を明確なルールとして策定します。
例えば「最終アクセスから3年経過した一時ファイルは削除する」「退職者のフォルダは1年後に自動削除する」といった基準です。
また、すぐには消せないが日常的に使わない保管データについては、安価なアーカイブ専用ストレージへ移行するルールも定めます。

ステップ4 : サーバをスリム化し、活用環境を整える

ルールに基づいて不要データの削除とアーカイブ移行を実行し、ファイルサーバの容量を確保します。
スリム化が完了した後は、残った「資産データ」が検索・活用しやすいよう、フォルダの階層構造や命名規則を再整備しましょう。
今後のファイルサーバの圧迫を防ぐために、策定したルールを社内に周知し、定期的な見直しを行う仕組みを作ることも重要です。

データ整理のためのクラウドサービスをお探しの方はCWJへご相談を

ファイルサーバの圧迫は、ただの容量不足という技術的な問題に留まらず、社内のデータ活用や情報セキュリティを左右する重要な経営課題です。

しかし、日々業務に追われる中で、数年分ものデータを適切に分類・整理していくのは非常に大きな労力を伴います。

「どこから手を付ければいいかわからない」「整理したくても、現場のデータ作成者が誰かわからない」といったお悩みがある場合は、ぜひ株式会社サイバーウェイブジャパン（CWJ）へご相談ください。

CWJでは、お客様の現在のサーバ環境や課題を丁寧にヒアリングし、インフラの整理・統合に向けた最適な道筋をご提案しています。「無料ワークショップ」もご用意しており、現状の課題整理やコスト削減のポイントを一緒に紐解くサポートを行っています。
まずは現在のサーバ環境を最適化するための第一歩として、お気軽にご利用ください。

この記事のポイント

• 1.ファイルサーバを圧迫する「ダークデータ」とは何ですか？

  ダークデータとは、検索や分析に活用されず放置されている「未利用データ」のことです。

  「とりあえず保存」する文化や、データの個人管理（属人化）がデータサーバ圧迫の原因となります。また、セキュリティリスクの増大や、検索工数の悪化といった見えないコストを発生させるため整理が必要です。

  詳しくは「そもそも「ダークデータ」とは？なぜファイルサーバが肥大化するのか」をご覧ください。

• 2.ダークデータを含む、サーバ保管データを整理する際の方針は？

  ダークデータには、貴重なデータが含まれていることがあります。
  不要なデータを一律に削除するのではなく、まずは以下の方針でデータを分類することが重要です。

  • 活用する「資産データ」（企画書や開発ノウハウなど）
  • 義務のある「保管データ」（契約書や財務資料など）
  • 削除する「不要データ」（一時的なコピーや重複ファイルなど）

  詳しくは「ダークデータを含む、サーバ保管データの整理術」をご覧ください。

• 3.サーバをスリム化するための手順は？

  ダークデータを棚卸しし、ファイルサーバをスリム化するための具体的な方法は、以下の通りです。

  1. 現状の容量やファイルの種類を「可視化」する
  2. 現場と連携してデータの「重要度」を分類する
  3. 不要データの削除やアーカイブ移行の「運用ルール」を策定する
  4. ルールに基づいて不要データを削除し、活用しやすい環境を整える

  詳しくは「データの棚卸しをする4ステップ」をご覧ください。

　
データ保管サービスをお探しの方は、
株式会社サイバーウェイブジャパンにご相談ください。