ビジネスメールでは、自分からメールに添付ファイルをつけることもあれば、受け取ることもありますが、ファイルが開けなくて困ったことはありませんか？

メールの基本的なミスは、重大なトラブルや事故につながることもあります。どのような方法を取れば、安全に、スムーズに添付ファイルのやり取りができるのか、対処法を知っておくことが大切です。

この記事では、添付ファイルのやり取りをスムーズにするための、添付ファイルが開けないときのトラブルシューティングをご紹介します。

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「添付ファイルが開けません」が起きる理由

ビジネスシーンでは、ファイルの添付が不可欠ですが、「ファイルが開けない」「届かない」といったトラブルに直面することもあります。添付ファイルが開けなくなる代表的な理由は以下の4つです。

• 対応するソフトウェアを導入していない
• PPAP方式によるパスワードの見落とし
• ファイル容量オーバーでそもそも届いていない
• セキュリティレベルが低いストレージを利用してURLが無効化されてしまった

添付ファイルが開けない・届いていないときのトラブルシューティング

添付ファイルが開けない、届かない理由は問題にはさまざまな原因があり、それぞれに適した対処法を知っておくことが重要です。

対応するソフトウェアを導入していない

添付ファイルが開けない原因のひとつに、受信側が、添付ファイルに対応するアプリやソフトをインストールしていないことがあります。

例えば、特定のフォーマット（WordやExcel形式のファイル、Illustratorの.ai形式のファイルなど）で送られたファイルを開くためには、専用のソフトウェアが必要です。

仮の対応として、完全に同じ形式を再現できるとは限りませんが、「Microsoft Office」で作られたファイルなら、「Google Workspace」にアップロードして開くこともできます。それでも対応できない場合、先方に連絡してファイル形式を変更してもらいましょう。

PPAP方式によるパスワードの見落とし

かつて主流だった、ZIPファイルで暗号化し、別メールでパスワードを送信する手法（いわゆるPPAP方式）は、現在では非推奨となっていますが、全く使われなくなったということはありません。

受信者がパスワードを見落としていたり、送信元がパスワードのメールを送信し忘れていたりすることがあります。

重要なプロジェクトで長期間メールのやりとりをする場合は、事前にメールのルールをすり合わせておくことも大切です。

容量オーバーで添付ファイルが届いていない

多くのメールシステムにはメール1通あたりのファイル容量制限があります。サイズが大きすぎるファイルを無理に添付すると、送信エラーになったり、受信側でブロックされたりと、メールが届かないことがあります。

送信元から、メールを送ったと連絡が来ても、メールが見当たらない場合は、容量を小さくしてもらい、再度送付してもらいましょう。

メールに直接添付ファイルをつける場合は、容量は2MBまでが目安です。大きすぎるファイルはあらかじめ圧縮するか、分割する必要があります。大容量のデータにも対応している、クラウドストレージを介したやり取りがおすすめです。

添付されているURLが開けない

セキュリティレベルが低いストレージにアップロードした場合、情報漏洩や外部からのデータ盗難、改ざんのリスクがあるため、メール受信システムから「適切ではないURL」と判断されてしまう可能性があります。

適切ではないURLと判断されると、URLが無効化されたり、迷惑メールフォルダに振り分けられる可能性があるため、常に高いセキュリティレベルが保たれているストレージを利用しましょう。

また、ストレージサービスを利用する際は、アクセス権限やパスワードの管理を適宜行うことが大切です。

ツールの導入で添付ファイル共有問題を解決

ファイル共有をスムーズに行うためには、セキュリティレベルが高いクラウドストレージサービスを導入することが有効です。
セキュリティが高いクラウドストレージでは、以下のような設定や対応が可能です。

• ファイルごとにアクセス権限を設定できる
• パスワードの設定（暗号化）ができる
• 2段階認証に対応している
• 閲覧期限の設定ができる
• ダウンロード回数制限ができる
• アクセスログを監視できる
• 不正アクセスを検知できる
• 常に専門のスタッフがサポート対応している
• 第三者機関の認証を得ている　など

※サービスごとに異なります。

サイバーウェイブジャパンのUltraBox

法人向けクラウドストレージサービス「UltraBox」は、セキュリティレベルが高いクラウドストレージサービスの一つです。

社内だけではなく、社外とのやりとりにも利用可能ですので、オンラインストレージ導入をご検討の方は、気軽にお問い合わせください。

簡単に使えるクラウドストレージサービス

「UltraBox」にファイルをアップロードするだけで、自動でリンクが生成され、受信者にはそのリンクを共有するだけで済みます。
大容量のファイルにも対応しているため、ファイルサイズを気にする必要もありません。

アクセスやダウンロード回数に制限をかけられる

• アクセス制限（パスワード設定、閲覧期限の設定）
• ダウンロード回数制限

といった、セキュリティ設定も簡単に行うことができます。
そのため、重要なファイルのやりとりにも利用しやすいツールです。

また、24時間365日の監視体制で、複数拠点でバックアップしているため、災害が起こった場合でも、別の地域のデータセンターからデータの復元を行えます。

ログ管理で安心の可視化

「UltraBox」は「誰が・いつ・どのファイルをダウンロードしたか」というアクセスログも取得できます。万が一、情報漏洩が疑われた場合も迅速に追跡できるため、送信後の管理体制も強化できることが魅力です。

簡単に扱えるクラウドストレージをお探しの方はご相談ください

ファイル添付の取り扱いも、社会人として重要なスキルの一つです。「正確さ」と「安全性」を追求し、業務をスムーズに行いましょう。
企業には、新入社員をはじめさまざまな個性を持つ社員が在籍していますので、誰でも簡単に扱えるツールの導入が業務の効率化のポイントです。信頼できるクラウドストレージを利用することで、添付ファイルの容量オーバーや、迷惑メール判定による添付ファイル送付のトラブルを防げます。

株式会社サイバーウェイブジャパンでは、日々の業務にご利用いただける、さまざまなメールに関するサービスやオンラインストレージサービスをご提案しています。「どのようなサービスが必要なのかわからない」「専門知識がない」という方にも、専任のコンサルタントが丁寧にご案内しますので、お気軽にお問い合わせください。

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この記事のポイント

• 1.添付ファイルが開けなくなる理由は？

  • 添付ファイルに対応しているソフト（アプリ）を導入していない
  • PPAP方式によるパスワードの見落とし
  • 容量オーバーで添付ファイルが届いていない
  • 添付されているURLが開けない

  詳しくは「添付ファイルが開けない・届いていないときの対処法」をご覧ください。

• 2.添付ファイルの送付におすすめのシステムは？

  株式会社サイバーウェイブジャパンの法人向けクラウドストレージサービス「UltraBox」がおすすめです。

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  • パスワードの設定（暗号化）ができる
  • ダウンロード回数制限ができる
  • アクセスログを監視できる
  • 常に専門のスタッフがサポート対応している
  • 第三者機関の認証を得ている

  などの、セキュリティ対策を行っています。

  詳しくは「サイバーウェイブジャパンのUltraBox」をご覧ください。

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