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いつから義務化した?電子帳簿保存法の対象データやペナルティなど

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いつから義務化した?電子帳簿保存法の対象データやペナルティなど

2022年1月に改正・電子帳簿保存法が施行されたことで、企業や個人事業主など、全ての事業者は、税務や経理業務に関わる帳簿書類を電子データで保存することが義務化されました。

ただ、宥恕(ゆうじょ)措置があり、猶予期間は 2023年12月31日までです。

従って事業者は、
本来はもう帳簿書類を電子データで保存していなければならない、と認識しつつ、2023年12月31日までに該当データを保存できるようにしなければなりません

この記事では、義務化された電子データの保存に対応するために、保存対象になるデータやペナルティなど、必要な知識について解説します。

電子データの保存が義務化されたことをご存じですか

電子データの保存が義務化されたことをご存じですか

電子帳簿保存法は元々、電子データになった帳簿書類の保存方法を定める法律です。
2022年1月に改正内容が有効になったことで、「電子取引に関するデータの保存」が義務化されました。

従来なら、添付ファイルで送られてきた請求書をプリントアウトして紙で保存することも許されてしましたが、これからはメールも添付ファイルもデータで保存しなければなりません。

猶予期間が終わってしまう2023年12月31日までに、保存の対象となる電子メールや添付ファイルを保存できる環境を整備しておく必要があります。

データ保存はいつから義務化されるのか

前述のとおり、2022年1月には、電子帳簿保存法は始まっており、2023年12月末には猶予期間が終わります。 
すでに、データ保存の義務化は始まっていると考えてください。 

時系列で簡単にまとめたものがこちらです。 
1. 義務化は2022年1月から開始 
2. 猶予期間は2023年12月末まで
3. 2024年1月1日からは要件通りに保存 

猶予期間が設けられた理由は「小規模事業者は、全業務に占める税務・経理業務の負担割合が大きく準備期間が必要」であると考えられたためです。 

しかし、猶予期間が終われば、電子帳簿保存法の「データの保存要件」にしたがって保存しなければ法律違反をしてしまうことになりますのでお気を付けください。 
猶予期間がいつ終わるのか、社内の関係者に確認、周知しておいたほうがよいでしょう。 

保存要件は「電子データ保存の義務化に対応するための知識」で解説します。 

保存が義務づけられる電子データとは

データの保存が義務付けられるといっても、保有するすべての電子データを保存しなければならないわけではありません。 
保存が必要なのは、電子帳簿保存法が指定するメールと帳簿書類です。 

保存すべき電子データについて

  • 電子メールにおいて授受される情報の全てが取引情報に該当するわけではない 
  • 取引に関して受領、または交付する注文書、領収書等に通常記載される事項が含まれるメールは保存する 
  • 電子メール本文に取引情報が記載されている場合、該当する電子メールを保存する 
  • メールの添付ファイルにより授受された取引情報(領収書等)は添付ファイルのみを保存する 

つまり、税務・経理業務に関係する電子データ帳簿書類を保存すればよいことになります。メールで対象となる電子データをやり取りしていた場合、対象となる取引情報がメールの本文に書いてあればメールを保存しなければなりません。 

また、添付ファイルにのみ取引情報が掲載されているのであれば、添付ファイルだけを保存すればよいことになります。 

参考:電子帳簿保存法|一問一答【電子取引関係】Ⅰ 通則【制度の概要等】 

帳簿書類とは

税務・経理業務に関係する帳簿書類とは次のとおりです。 

帳簿書類の具体例

国税関係帳簿総勘定元帳、仕訳帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、固定資産台帳など
国税関係書類決算関係損益計算書、貸借対照表、試算表、棚卸表など
取引関係請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など
電子取引
(メールやクラウドサービスなどで送受信したもの)
請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など

電子データを保存しなかったときのペナルティ

猶予期間である2023年12月31日を過ぎても、電子データを保存しなかった場合は、ペナルティが科せられます。 
考えられるペナルティは次の3種類です。 

  • 追徴課税や推計課税など税金が増える 
  • 青色申告の承認が取り消される 
  • 会社法に違反したことにより過料が科せられる 

順番にご説明します。 

追徴課税や推計課税など税金が増える

税法に違反したとみなされると、追徴課税や推計課税という名目で、税金が増える形でペナルティを与えられます。 

追徴課税とは、税務調査などで税金の納付額が少なかったと認定されたときに、本来の納税額との差額を支払うことです。 

しかし、単に不足分を支払うだけでなく、追徴課税にはさらに付帯税が加算されることもあります。付帯税とは、延滞税、利子税、加算税の総称です。 

推計課税とは、税務署長が各種の資料に基づいて本来の納税額を推計し、その額の税金を納付させる仕組みです。

青色申告の承認が取り消される

電子帳簿保存法違反が発覚すると、青色申告の承認が取り消されることもあります。承認の取り消しは、違反の程度を総合的に判断して検討されるため、一概に取り消されるとは言えません。 
災害による紛失は、やむを得ない事情として考慮されます。 

申告が取り消された場合、当然、青色申告における優遇措置を受けられなくなりますし、事業者としての信頼を失うことになりますので、お気を付けください。 

会社法に違反したことにより過料が科せられる

電子帳簿保存法に違反する行為が会社法にも違反すると認定されると、100万円以下の過料を科されることもあります。 

会社法第976条に定められる「過料に処すべき行為」に違反しないように配慮が必要です。

電子データ保存の義務化に対応するための知識

電子データ保存の義務化に対応するための知識

電子帳簿保存法が求めるとおりに電子データを保存するために知っておきたい知識をご紹介します。 

  • データの保存区分(保存方法)を知り、そのとおりに保存する 
  • データの保存要件を知り、そのとおりに保存する 

順番にご説明しますのでご覧ください。 

データの保存区分

電子帳簿保存法はデータの保存区分は3つあります。 

  1. 電子帳簿等保存 
  2. スキャナ保存 
  3. 電子取引保存 

電子帳簿等保存は、コンピュータでつくった電子データの状態にある帳簿書類を電子データのまま保存する方法です。 

スキャナ保存は、紙の領収書や請求書などをスキャンして、画像データなどの電子データにして保存する方法です。 

電子取引保存は、電子取引をしたときの電子データをそのままのデータとして保存する方法です。 

メールに添付されている請求書を保存することも大切ですが、もし、メールの本文に取引情報が含まれている場合は、メール本文も保存しなければなりません。 

取引情報とは、取引年月・取引金額、注文書、見積書、領収書などのことを指し、注文書という名目ではなくても、注文内容が書いてあるメールの場合は取引情報に該当します。

データの保存要件

電子データの保存には「保存要件」があり、要件に従わなければなりません。 
保存要件は全5項目あり、内訳は「真実性の確保」3項目、「可視性の確保」2項目で構成されています。 
電子帳簿保存法が定める保存要件は以下のとおりです。 

真実性の確保に関係する要件3つ

・要件1:訂正・削除の履歴を残す
・要件2:相互関連性を確保する
・要件3:関係書類などを備えつける

データの改ざんを防ぐために、データを訂正したり、削除したりする場合は、履歴を残せるシステムを利用することが定められています。 

次に、帳簿に関連する電子データと、該当帳簿に関連する「他の帳簿の記録時事項」との「相互の関連性を確認できるようにしなければなりません。 

また、電子データを保存しているシステムに関係する書類を備えが必要です。システムに関する書類とは、操作説明書、事務処理マニュアル、システム概要書、システム仕様書などを指します。 

参考:電子帳簿保存時の要件(国税庁)

可視性の確保に関係する要件2つ

・要件4:見読性を確保する 
・要件5:検索機能を確保する 

見読性とは「肉眼で見てわかること」を指し、ディスプレイ上に速やかに表示できること、またはプリンタでデータを印刷できることが求められます。 

次に、データ保存に使用するシステムは、取引年月日や勘定科目、取引金額などで電子データを検索できる機能を有してなければなりません。 

膨大なデータから、必要な電子データを速やかに抽出できるようにしましょう。 

参考:電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則

電子帳簿保存法に対応できるサービスを導入する

適切に電子データを保存するには、電子帳簿保存法に合致したデータ保存サービスを利用したほうがよいでしょう。 
電子帳簿保存法に合致する電子メールのデータ保存サービスとは、次のような機能を備えているものをいいます。 

  • 訂正・削除の履歴が残る(またはメールを削除・修正できない機能) 
  • 検索機能がある 
  • 保存期間が長い 
  • サーバの容量が大きい 

改ざんを防ぐために、訂正・削除の履歴を残さなければならないのは先述のとおりですが、そもそもメールの削除や修正が全くできない保存サービスを選ぶことも一つの手段です。

また、メールの保存期間やサーバの容量は、状況次第で延長、拡張できるサービスを選ぶことをおすすめします。
サイバーウェイブジャパンが提供する「Mail Archive」(メールアーカイブ)なら、これらの条件に対応し、送受信メールや添付ファイルなどの電子データを保存することが可能です。

「Mail Archive」のご紹介

電子データの保存の義務化に備えて早めに対処を

電子帳簿保存法は、2023年12月31日まで猶予期間が設けられている法律です。 
しかし、電子データを電子帳簿保存法のとおりに保存できない、していない場合、今すぐ適切な方法で保存したほうがよいでしょう。 

サービスを申し込んでも、すぐに使用できるとは限らないからです。必要なサーバの容量が多ければ多いほど、システムの構築や移行にも時間がかかります。 

また、システムの導入と並行して、電子データの保存方法を社内で決め、関係者に徹底させることも大切です。 

電子帳簿保存法は、事業規模に関わらず、すべての事業者、個人事業主が対象で、副業をしている会社員も対象に含まれます。 
期限に乗り遅れないように、お早めに電子データの保存方法についてご検討ください。

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この記事のポイント

  • 1.電子データの保存の義務化とは何か

    2022年1月に改正・電子帳簿保存法が施行され、税務・経理業務関連の帳簿書類を電子データで保存することが義務化されました。
    今まではプリントアウトして紙で保存していた帳簿書類の添付ファイルや取引情報が記載されていたメールを、今後はデータで保存しなければなりません。

    詳しくは「電子データの保存が義務化されたことをご存じですか」をご覧ください。

  • 2.データ保存はいつから義務化される?

    電子データの保存の義務化を定めた改正・電子帳簿保存法がすでに施行されているので、「すでに義務化されている」状態です。
    しかし猶予期間があり、最終期限は2023年12月31日です。それまでに電子データの適切な保存体制を構築する必要があります。

    詳しくは「データ保存はいつから義務化されるのか」をご覧ください。

  • 3.保存が義務づけられる電子データとは

    税務・経理業務に関係する電子メール、帳簿書類などを保存します。

    帳簿書類には、総勘定元帳、仕訳帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、固定資産台帳、損益計算書、貸借対照表、試算表、棚卸表、請求書、見積書、納品書、注文書、領収書などが該当します。

    また、メールで対象となる電子データをやり取りしていた場合、対象となる取引情報がメールの本文に書いてあればメールを保存しなければなりません。

    詳しくは「保存が義務づけられる電子データとは」をご覧ください。

  • 4.電子データを保存しなかった時のペナルティは?

    要件に従い、該当の電子データを保存しなかった場合、次のようなペナルティを科せられる可能性があります。

    • 追徴課税や推計課税など税金が増える
    • 青色申告の承認が取り消される
    • 会社法に違反したことにより過料が科せられる

    詳しくは「電子データを保存しなかったときのペナルティ」をご覧ください。

  • 5.義務化に対応するために必要な知識は?

    電子データ保存の義務化に対応するためには、電子帳簿保存法が定める保存要件について知ることが大切です。要件に合致する保存方法で電子データを保存します。

    また、猶予期間である2023年12月31日に間に合うように、電子帳簿保存法の要件に合うデータの保存手段を確保するか、保存サービスへ早めに問い合わせるようにしましょう。

    メールやデータの保存のサービスをお探しの方は、サイバーウェイブジャパンが提供する「Mail Archive」(メールアーカイブ)がおすすめです。

    詳しくは「電子データ保存の義務化に対応するための知識」をご覧ください。

この記事の編集者
CWJ編集部

インターネットデータセンターの運用から、クラウドサービスの提供まで行う株式会社サイバーウェイブジャパン(CWJ)のWeb担当者。
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