メールは私たちの仕事やプライベートで欠かせないコミュニケーションツールの一つです。そんな中で、メールの受信箱が溢れてしまったり、必要なメールを見つけられなかったりと、管理に悩むことも多いのではないでしょうか。 

そこで、今回はメールの整理方法をご紹介します。フォルダや振り分け機能を使いこなすことで、迷惑メールの取り扱いや重要なメールの保存、また効率的なメールの管理が可能です。 

今回ご紹介する5つの整理方法は、誰でも簡単に取り組むことができます。メールの整理が苦手な方も、ぜひお試しください。 

メールの整理方法5選

メールの整理は、忙しいビジネスマンにとって、日々の仕事の効率を高めるために欠かせないスキルといえます。 
メールをそのまま放置しておくと、仕事を効率的に進められません。 

複数のプロジェクトやクライアントとのやりとりがある場合には、必要なメールをサッと見つけられることが効率につながります。 

しかし、メールを受信したままの状態にしておくと、さまざまなメールと混ざり合ってしまい、メールの「未読」や「返信忘れ」が発生してトラブルになります。 

こうした問題を解決するために、フォルダや振り分け機能を上手に使いこなすことが大切です。 

メールを整理するために5つの方法はこちらです。 

1. メールの着信はすぐに確認する 
2. フォルダ分けする 
3. 不要なメールを削除する 
4. 重要なメールはアーカイブで保存 
5. 時間を決めてメールチェックを実施 

これらを順番にわかりやすくご説明します。 

1.メールの着信はすぐに確認する

メールの着信があったら、すぐに確認するようにしましょう。未読のメールをそのまま放置していると、重要なメールを見逃す可能性があります。 
また、既読にしただけで放置していると、「あとで見たときにメール処理の状況がわからなくなってしまう」こともメールが整理できなくなる要因です。 

そのため、仕事上重要なメールは優先的に処理するようにしましょう。メールを見逃さないために、着信をすぐに確認できるようにしておくことが大切です。 

着信メールに気づくためには、ポップアップのお知らせ機能をONにしておきましょう。スマホの場合は通知設定を見直します。メールの着信に迅速に対応することで、メールの整理がスムーズに行えるようになりますので、ぜひお試しください。 

例えば、Gmailには、着信通知機能が存在します。 
PCの場合、Gmail右上にある設定アイコンより「すべての設定を表示」をクリック、そして「デスクトップ通知」が見えるまでスクロールしてください。メール通知をオンにし、「変更を保存」すれば設定完了です。 

2.フォルダ分けする

メールを効率的に整理、管理するためには「フォルダ分け」も大切なポイントです。 

フォルダ分けの方法はいくつかありますが、代表的なものを紹介します。 

• 差出人毎にフォルダを分ける 
• 進捗に合わせてフォルダを分ける 
• 優先度でフォルダを分ける 

重要な顧客や取引先からのメールは、専用のフォルダに保存しましょう。この方法を使えば、特定の差出人からのメールを素早く探し出すことができます。 

また、進捗に合わせてフォルダを分ける方法も有効です。未対応、対応済み、処理中など、状態によってフォルダを分けることで、作業の進捗状況が一目でわかります。 

さらに、優先度でフォルダを分ける方法も良いでしょう。重要度が高いメールは別のフォルダに保存し、優先的に対応することで、業務の効率を高めることができます。 

これらのフォルダ分けの方法を使い、メールを整理しましょう。フォルダ分けは、自動で振り分けられるように設定することも、自分で移動させることも可能です。 
自動振り分けは、Gmailの場合は「…」メニューから【メールの自動振り分け設定】で設定します。

3.不要なメールを削除する

不要なメールが溜まってしまうと、本来重要なメールを見逃す可能性があります。 

例えば、毎日届くメルマガや、営業からの売り込みのメール、広告メールなどは、削除することでスッキリした受信トレイを維持できます。ただし、削除する前に必要な情報が含まれていないか、確認することが重要です。 

無駄なメールを削除することで、受信トレイを整理し、効率的にメールを扱うことができます。 

4.重要なメールはアーカイブで保存

メールをアーカイブで保存することで、受信トレイからメールを見えなくすることができ、受信箱がスッキリします。アーカイブに保存されたメールは、受信トレイから見えなくなるだけで、削除されたわけではありません。 
アーカイブに移動させたメールも「検索対象」にできるため、必要なメールにすぐにアクセスできます。 

また、アーカイブに保存されたメールは、ゴミ箱に移動させたメールとは異なり、一定期間が経過しても自動的に削除されません。 
長期的な保存が必要な場合の保管にも適していますので、重要なメールはアーカイブで保管することをおすすめします。 

なお、サイバーウェイブジャパンでは「Mail Archive（メールアーカイブ）」というサービスがあります。業務の効率化にもつながるので、ぜひ活用してみてください。

5.時間を決めてメールチェックを実施

メールを整理しやすくするために、最低限、時間を決めてメールチェックを実施することもおすすめです。 

時間を決めたメールチェックの例 

• 始業時に必ずメールをチェック 
• 昼休み前に2度目のチェック 
• 終業1時間前に最終チェック 

メールチェックのタイミングは、自分に合った時間を選ぶと良いでしょう。例えば、出勤直後、休憩前、終業1時間前など、定期的に決めた時間帯でメールをチェックすることで、漏れなくメールを管理することでき、徹底的な管理が実現します。 

また、メールチェックの際は、重要なメールや不要なメールの判別をその場で判断しましょう。ここで後回しにしてしまうと、メールの整理が追い付かなくなります。たくさんのメールを一度に処理するより、こまめに処理したほうが簡単です。 

メールを整理するために。送信時に気を付けたいこと

メールの整理は受信した後の整理だけでなく、送信時にも気を付けることが大切です。 

まずは、わかりやすい件名をつけましょう。 
件名に伝えたい内容を端的にまとめることで、相手がメールを開く前に内容を理解しやすくなりますし、あとから送信済みのメールを検索するときにも検索しやすくなり、メールの整理も簡単です。 

また、その内容を本当にメールで伝えるべきことなのかを考えてみましょう。 
チャットツールや電話でのやり取りで十分な場合もありますし、社内であれば口頭で伝えることもできます。メールはコミュニケーションツールの1つでありますが、使い方を考えて、相手に伝わりやすい形で伝達することが大切です。 

不要なメールは受信しないように設定

メールを整理するためには、受信するメールの量を減らすことも検討しましょう。 

例えば、業務に関係ない不要なメールを何度も送ってこられてしまう場合、メールをブロックすることも有効です。 

主に、不特定多数に送信されているスパムメールをブロックの対象にします。 
迷惑なメールを受信拒否すれば、重要なメールに集中することも可能です。整理の負担を減らすためにも、不要なメールを受信しないように設定しましょう。 

取引先や部署内から頻繁にCCやBCCでメールが送られてくる場合は、不要だと感じてもブロックするわけにはいかないので、フォルダの振り分けで対処します。 

細かく整理しすぎないことも大切

メールの整理において、フォルダ分けは非常便利ですが、細かく整理しすぎると逆にメールを見つけにくくなり「未読」が増えて対応しきれなくなります。 

仮に、差出人ごとにフォルダを分けたとしても、多くの人々とやり取りが発生する業務の場合はフォルダが増えすぎて収拾がつかなくなります。例えば、差出人が100人いれば、100個のフォルダが必要になりますが、限られた業務時間内に全てのフォルダへ目を通すことは難しいでしょう。 

そのため、ある程度大まかな枠組みでフォルダ分けすることが大切です。 
例えば、メール返信の進捗状況や、プロジェクト、業務ごとにフォルダ分けを行うことをおすすめします。 

また、フォルダを分ける前には、メールアドレスを基準に分けるのか、特定の文言を基準に分けるのか、など「どのようなメールをどのフォルダに入れるべきか」ある程度ルールを設けておきましょう。 
ルールが明確であれば、整理がスムーズになりますし、同時に、必要なメールを見逃すこともなくなります。 

メール整理が行い易いシステムを導入することもおすすめ

本記事では、メールの整理方法5選や、整理する上での心得などを詳しく紹介してきました。 

また、あらかじめメール整理を行い易いメールシステムを導入することもおすすめです。 

サイバーウェイブジャパンでは、「CWJ Secure One（セキュアワン） 」というクラウドサービスを提供しています。この「CWJ Secure One」では、メール検索・分類表示BOX・フィルタリング機能・着信通知機能など、メールの整理にあたって必須となる便利な機能を使用することが可能です。 
また、スパムメールをあらかじめ判別してくれるシステムも備わっています。 

もし、メールのクラウドサービスを検討している方がいらっしゃいましたら、サイバーウェイブジャパンの「CWJ Secure One」の導入をご検討ください。担当のものが詳しくご案内いたします。 

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この記事のポイント

• 1:メールを整理する具体的な方法は？

  メールの整理方法として、具体的に次の5つが挙げられます。

  1. メールの着信はすぐに確認する
  2. フォルダ分けする
  3. 不要なメールを削除する
  4. 重要なメールはアーカイブで保存
  5. 時間を決めてメールチェックを実施

  これらはどれも誰でも簡単に実践できる内容であり、効率的にメールを管理することが可能になります。詳しくは「メールの整理方法5選」をご覧ください。

• 2:メールのフォルダを細かく整理するのはダメ？

  結論から述べると、フォルダを極端に細かく整理するのは辞めておきましょう。ある程度大きな枠組みでフォルダ作りをすることがポイントになります。

  メールフォルダを細かく設定してしまうと、膨大なフォルダを全て閲覧しなければならず、逆に管理が大変になるデメリットがあります。

  詳しくは「細かく整理しすぎないことも大切」をご覧ください。

  また、このようなことを防ぐためにも、あらかじめメールのクラウドサービスを活用するのも手です。サイバーウェイブジャパンでは、「CWJ Secure One」というサービスを提供していますので、気になった方はご検討ください。