メールアドレスをはじめとした個人情報の流出は、企業にとって注意したい情報セキュリティ上のリスクです。

原因には、メールの誤送信や添付ファイルの送信間違いなどのヒューマンエラーだけでなく、マルウェア感染や不正アクセスなど第三者による攻撃もあります。

この記事では、メールアドレスが流出する主な原因や、企業で行いたい対策についてわかりやすく解説します。

企業や自治体からメールアドレスが流出するトラブル

メールアドレス流出トラブルは、大企業や自治体でも発生しています。 

ニュースでご存じの方もいらっしゃるかと思いますが、顧客の個人情報（メールアドレスのほかに、氏名、性別、生年月日、住所、電話番号など）が数千万件漏洩した事例もあります。 

メールアドレスが流出すると、悪意を持つ第三者が迷惑メールを送りつけ、顧客や取引先に迷惑をかけ信頼を失うきっかけになってしまうため、未然に防ぎたいところです。 

メールアドレス流出による情報漏洩の原因は、マルウェアへの感染や、委託先の社員による不正な個人情報取得、メール配信の設定ミスなど、人為的なミスや悪意によるトラブルなどがあります。 
メールを送る際はダブルチェックを行う、信頼できる企業に委託する、迷惑メール対策をするなどの対策が必要です。 

しかし、企業や自治体がどれだけ用心していても、メールアドレス流出のリスクをゼロにすることはできないため、常に目を光らせておかなければなりません。 

個人情報やメールアドレス流出の原因

メールアドレスの流出を防ぐために、まずは原因を知りましょう。 

メールアドレスや個人情報が流出する原因はさまざまです。代表的なものとして、以下のような事例が挙げられます。

• メールの誤送信や設定ミス
• 不正アクセスやマルウェア感染
• フィッシングサイトなどへの情報入力
• 内部不正や委託先からの流出

流出の原因のタイプを分けると、「メール送信者の人為的なミス」と「悪意のある第三者による攻撃」の2つがあります。流出の原因ごとにとるべき対策方法が変わってくるため、まずは流出の原因を押さえておきましょう。 

流出原因についてそれぞれ詳しく解説します。

メールの誤送信や設定ミスによる流出

1つ目の流出原因は、「単純な誤送信」や、送り先の設定ミスです。 
個人情報を含んだ本文や添付ファイルを誤送信してしまえば、簡単に情報漏洩してしまいます。 
受信者に悪意があれば、メールアドレスや個人情報が不正に使われてしまうため、誤送信しないように十分気をつけなければなりません。 

また、送信方法を間違えてメールアドレスが流出する場合もあります。 
メールの送信設定には「TO」「CC」「BCC」の3種類の送り先設定がありますが、この送信方法を間違えてしまうとトラブルの元です。 

複数人数に向けてメールを送る際に、受信者本人以外のメールアドレスが見える設定であれば、簡単にメールアドレスが流出してしまいますので注意しましょう。 

不正アクセスやマルウェアによる流出

2つ目の流出原因は、「不正アクセス（ハッキング）」やマルウェアによる流出です。  
ハッキングはサイバー攻撃の一種で、不正にコンピュータを利用する行為のことです。（悪意のあるハッキングは、クラッキングと呼ばれます） 

たとえば、悪意のある者が用意した無料Wi-Fiを使ってメールの送受信をすると、メールの中身が盗み見られる可能性があります。 

また、メールに添付されたウイルスに気づかずに、添付ファイルを開封するとパソコンの中に入っているデータが盗まれたりします。

フィッシングなどによる個人情報入力による流出

3つ目の原因は「個人情報の入力」です。 

無意識に個人情報を入力してしまうケースの代表例は、診断系サイトで無料会員登録を促されたときや、偽サイトに接続したときです。 

メールアドレスやログイン情報、生年月日などの重要な情報を入力させられることがあります。インターネット上でも、メールアドレスや個人情報をむやみに教えない意識を持ちましょう。

メールアドレスの漏洩トラブルを防ぐ方法

メールでの情報漏洩を防止する方法を4つ紹介します。 

• メールのTOやCC、BCCについて理解する 
• 誤送信しないように送信先をチェックする 
• メールアドレスが記載された添付ファイルに注意する 
• ウイルスの感染に注意する 

万が一、自社で情報漏洩が起こってしまうと、顧客からや関係企業からの信頼低下だけでなく、最悪の場合、事業免許の停止や多額の損害賠償責任を負うことになります。 

しかし、リスクが大きいにもかかわらず、対策を怠ってしまう企業は少なくありません。 

情報漏洩トラブルを起こさないための方法をそれぞれ詳しく解説しますので、対策の参考になさってください。 

メールのTOやCC、BCCについて理解する

メールアドレスの流出を防ぐためには、メールの送信設定について理解を深める必要があります。 

簡単に違いをまとめたものがこちらです。 

• TOとCC→メールを受信した人全員がアドレスを知ることができる 
• BCC→他の人にアドレスを知られることがない 

TOやCCを使って複数人にメールを送った場合、全受信者は他の受信者のメールアドレスを確認できてしまいます。メールの機密レベルや用途に合わせて送信設定を行いましょう。 

顧客のメールアドレスが流出しないように、メールマガジンの配信にはBCCを使います。 

TOやCC、BCCの設定に関しては、個人レベルですぐにできる対策なので常に意識してみてください。 

誤送信しないように送信先をチェックする

メールを誤送信でメールアドレスが流出することもありますので、メールの送信先を最終確認してからメールを送る癖をつけておきましょう。 

たとえBCCでメールを送信したとしても、送信先自体を間違えていれば機密情報が漏れてしまいます。BCCではメールアドレスこそ隠されるものの、メールの本文や添付ファイルが隠れるわけではありません。 

一度メールを送ってしまえば取り消せず、受信者にはデータが残ってしまうため、誤送信には十分気をつけてください。 

メールアドレスが記載された添付ファイルに注意する

メールアドレスや住所などの顧客情報が入った添付ファイルの取り扱いには、特に注意しなければなりません。

顧客情報をメールでやり取りする必要がある場合は、ファイルをメールに直接添付せず、アクセス制御やログ管理などができるファイル共有サービスを利用する方法があります。

パスワード付きZIPファイルをメールに添付し、そのパスワードを別のメールで送る方法は、一般に「PPAP」と呼ばれます。ただし、ファイルとパスワードを同じメール経路で送る場合、十分なセキュリティ対策とはいえません。

現在では、オンラインストレージやファイル転送サービスを利用し、ダウンロードURLを送る方法などへ見直す企業もあります。このように、PPAPによるファイル送信を見直すことを「脱PPAP」と呼びます。

まだPPAPを利用している場合は、添付ファイルの送付方法を見直すタイミングといえるでしょう。

ウイルスの感染に注意する

「ウイルス感染によるメールアドレス流出」を防ぐための対策は5つあります。 

• 迷惑メールを開かない 
• 怪しいサイトをクリックしない 
• 不要なソフトやファイルをダウンロードしない 
• フリーWi-Fiを使わない 
• 所有者の分からないUSBを抜き差ししない 

ウイルスに感染させようとする手口は巧妙です。 
あたかも信頼できる文章のメールを送りつけ、リンクをクリックさせたり、添付ファイルを開かせたりしてウイルス感染させます。 

Webサイトも同様で、一見普通のサイトに見えてもウイルス感染経路となるリンクをクリックさせようと誘導したり、プログラムのインストールを促したりします。 

ウイルス感染してからでは遅いので、上記5つを意識して情報漏洩を防ぎましょう。

メールの仕組みを理解して流出を防ぎましょう

メールアドレスが流出するトラブルは、どんな企業にも起こりうるトラブルで、対策が必要といえます。

情報漏洩を防止するには、メールを誤送信したとしても情報が漏れない体制を整備し、ウイルス感染に注意することが必要です。 

添付ファイルからの情報漏洩を防ぎたい方は、サイバーウェイブジャパンの「Mail File Link」をおすすめします。こちらは、メールの添付ファイルが自動で暗号化される便利なシステムです。 
メールアドレスや機密情報の漏洩が不安な方は、サイバーウェイブジャパンまでお気軽にお問い合わせください。 

お問い合わせはこちら

情報漏洩トラブル防止に便利な「Mail File Link」

株式会社サイバーウェイブジャパンが提供する「Mail File Link」（メールファイルリンク）を利用すれば、情報漏洩トラブルを防止できます。 

• 添付ファイルが自動でリンクになり、暗号化される 
• メール送信後でも添付ファイルを削除できる 
• 送られてくる添付ファイルにセキュリティ対策が実施される 

手作業で添付ファイルを暗号化するのは大変ですが、「Mail File Link」なら自動で暗号化してくれます。 

メールの受信者には「システムからダウンロードURL」を送り、送信者には「ダウンロードに必要なパスワード」をシステムが送るため、ファイルを誤送信してしまった場合でも、パスワードを伝えないことでファイルを開かれずに済みます。 

また、ウイルス感染防止対策をお探しの方にもおすすめです。 
添付ファイルはサイバーウェイブジャパンのサーバーにてウイルスチェックが実施されるため、ウイルス感染による情報漏洩も防ぐことができます。 

この記事のポイント

• 1:メールアドレスが流出する原因は何？

  メールアドレスや個人情報が流出する主な原因は、次の4つです。

  1. メールの誤送信や設定ミス
  2. 不正アクセスやマルウェア感染
  3. フィッシングサイトなどへの情報入力
  4. 内部不正や委託先からの流出

  メールアドレスを含む顧客情報が入ったファイルを誤送信すると、メールアドレスだけでなく、ファイルに含まれる個人情報が漏洩する可能性があります。

  また、不正アクセスやマルウェア感染によって情報を盗まれるほか、フィッシングサイトへの情報入力、内部不正や委託先からの流出が原因となる場合もあります。

  詳しくは「個人情報やメールアドレス流出の原因」をご覧ください。

• 2:メールの情報漏洩対策は？

  メールの情報漏洩を防ぐ方法は次の4つがあります。

  • メールのtoやCC、BCCについて理解する
  • 誤送信しないように送信先をチェックする
  • メールアドレスが記載された添付ファイルに注意する
  • ウイルスの感染に注意する

  BCCでのメール送信を義務付けたり、個人情報データを送信する際にはダブルチェックを行ったりなどルール決めすることも対策の1つです。

  詳しくは「メールアドレスの漏洩トラブルを防ぐ方法」をご覧ください。