みなさんは、今まで「業務に関連する帳簿書類」や「取引に関連する重要書類」をどのように管理されていましたか？請求書や領収書のPDFファイルがあった場合、データのプリントアウトを行い、紙で保存されていた方も多いかと思います。 
しかし、2022年1月に施行された改正・電子帳簿保存法（電帳法）によって、「電子データは電子データのまま、電子帳簿保存法が指定する方法で保存」しなければなりません。 

また、電子帳簿保存法に合うように「要件」を満たしてデータを保存する必要があります。 

この記事では、電子帳簿保存法の保存に関する要件をご紹介します。また、対象となるデータや具体的な保存方法、保存に対応できるサービスについてもご紹介いたしますので、参考になさってください。 

電子帳簿保存法の保存要件

電子帳簿保存法は、ただデータの保存をすればいいというわけではありません。法律を守るために保存の「要件」を満たした電子データの保存が必要になります。 

電子帳簿保存法において定められている用件は以下の通りです。 

1. 訂正・削除履歴の確保（帳簿） 
2. 相互関連性の確保（帳簿） 
3. 関係書類等の備付け 
4. 見読可能性の確保 
5. 検索機能の確保 

保存要件をわかりやすくすると、このようになります。 

• データの訂正や削除は履歴を残すようにする 
• 他のデータとの関連性がわかるように保存しなければならない 
• 保存媒体の操作方法や検索方法がわかるマニュアルの備え付けが必要 
• データを表示するためのディスプレイやプリンタなどを常備する 
• データを検索できるシステムで保存しなければならない 

順番にご紹介します。 

データの訂正や削除の履歴を残すようにする

電子取引の真実性を証明するために、タイムスタンプを付与することも大切ですが、タイプスタンプが付与されたあとのデータの訂正や削除を行う場合は、履歴を残さなければなりません。 

そのため、電子データを保存するシステムは、電子データの訂正や削除の履歴が残るものを選びます。または、電子データを訂正、削除できない仕様のシステムを選びましょう。 

電子データの作成は簡単で、修正も簡単です。帳簿が確定した後に、記録が残らない形でデータを編集すれば「改ざんした」とみなされてしまいますのでご注意ください。 

他のデータとの関連性がわかるように保存しなければならない

電子帳簿保存法では、最大10年間のデータ保存を求められるケースがあります。 

契約に関するメールを1通だけ保存していても、5年後にメールを見たときに案件の詳細を思い出せるでしょうか。 
人の記憶はあやふやです。また、当時の担当者が辞めてしまった場合は、せっかく保存したデータが何を表すデータなのかわからなくなってしまうでしょう。 

そのため、データをただ保存するだけではなく、他のデータとの関連性がわかるように保存します。メールなら一連の流れを全て保存しておけば、どのような流れで行われた仕事なのかがわかります。そのため、大量のメールやデータを保存できるストレージが必要です。 

保存媒体の操作方法や検索方法がわかるマニュアルの備え付けが必要

電子帳簿保存法では、だれが操作しても、必要な情報にたどり着けるようにしておくことが大切です。 

そこでデータを保存している機材の、電源の入れ方やデータの検索方法などの基本操作がわかるようにします。 

例えば、パソコンに重要なデータを保存している場合は、そのパソコンのマニュアルを備え付けておかなければなりません。 

データを表示するためのディスプレイやプリンタなどを常備する

電子帳簿保存法では、データの提出を求められた際に直ちにデータを提示します。 
電子媒体でデータを保存する場合は、データを見ることができる環境を揃えなければなりません。 

データを表示するためのディスプレイや、印刷するためのプリンタを常備しましょう。 

データを検索できるシステムで保存しなければならない

電子帳簿保存法では、保存したデータをスムーズに取り出すことが求められています。 

国税庁は、メールを含む電磁的記録（電子データ）を保存する場合、次の検索機能を持つシステムを使わなければならないとしています。 

電子データを保存するシステムに求められる検索機能 

1. 「取引年月日やその他の日付」「取引金額やその他の国税関係書類の種類」に応じた主要な記録項目を検索の条件として設定することができる 
2. 日付、または金額に係る記録項目は、範囲を指定して条件を設定することができる 
3. 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索条件を設定することができる 

参考：問26　電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に当たり、検索機能で注意すべき点はありますか。（国税庁） 

電子帳簿保存法の保存期間について

帳簿書類の保存期間は5年または7年間です。保存期間が満了するまでは対象のデータを保存しなければなりません。例外として、10年間保存する書類もあります。保存期間は、紙の帳簿でも電子データの場合でも同様です。 

電子帳簿保存法では、受領した領収書や請求書がデータの場合は、プリントアウトしたものではなく、電子データでの保存が求められます。そのため、長期保存に対応できるストレージを確保しなければなりません。 

会社法では帳簿書類の保存期間が10年間とされているため、念のため10年間保存することを前提にして考えておくと安心できます。 

【電子帳簿保存法における保存期間の一例】 

保存対象の帳簿	保存期間
法定帳簿（収入金額や必要経費を記載した帳簿）	7年
任意帳簿（業務に関して作成した上記以外の帳簿）	5年

保存対象の書類	保存期間
業務に関して作成した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類 （受領した書類も含む）	5年
決算に関して作成した棚卸表やその他の書類	5年

※それぞれ例外もあります。 

参考：記帳や帳簿等保存・青色申告（国税庁） 

電子データの3つの区分と保存方法

電子帳簿保存法の改正により、帳簿書類の保存方法が変更になりました。3つの区分に対する保存方法についてご紹介します。 

電子帳簿等保存

電子帳簿保存は、会計ソフトなどで作成した帳簿（電子帳簿）の電子データや、電子的に作成した国税関係書類を電子データのまま保存する方法です。なお、プリントアウトしたものは「保存した」とはみなされません。 

スキャナ保存

スキャナ保存は、紙の請求書や領収書、注文書などをスキャナでスキャンして、画像データとして保存する方法です。請求書などをスマホカメラで撮影して、その画像データを保存することもできます。 

画像を保存する場所は、改変できないシステムやクラウドを選択しなければなりません。取引の記録の入力期間（最長約２か月＋７営業日以内）に保存してください。 

画像で保存する場合は、範囲指定及び項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保が不要です。 
また、画像の隠ぺいや不当な改変があった場合は、申告漏れにより重加算税がかかりますので、関連データと紐づけて適切に処理しましょう。 

電子取引

電子取引とは、取引情報を電子的な方法で授受することで、一例としてメールを使ったやり取りが該当します。メールの添付ファイルで、請求書や領収書を取引先に渡すことは「電子取引」です。 

その際に、添付ファイルをやり取りした一連のメールと、添付ファイルを全て保存しなければなりません。添付ファイルだけを保存しても要件を満たすことはできませんので、必ずメールの本文もセットにして保存しましょう。 

保存の対象になる書類

電子帳簿保存法の対象書類について、一覧表にまとめましたので、参考にしてください。 

初めから電子データで作成する帳簿	総勘定元帳、仕訳帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、国定資産台帳など
決算に関係する書類	損益計算書、貸借対照表、試算表、棚卸表など
取引の流れに関連する重要書類	契約書類、請求書、納品書、領収書、預金通帳、約束手形借用証書、送り状など
一般的な書類	見積書、注文書、検収書、受領証など

2023年12月末までに電子帳簿保存法に対応する

電子帳簿保存法により、電子取引データの保存が義務化されました。全ての事業者は2023年12月末までに対応しなければなりません。紙で保存したいたものも、書類が電子保存の対象になっている場合、データでの保存へ移行します。 

移行のための猶予期間の間に、データの長期保存が可能なサーバの準備や、保存に対応しているクラウドサービスとの契約が必要です。 

データは自分で保存することも可能ですが、サーバを設置するスペースがない事業者は、外部委託で保存することをおすすめします。

用件を満たす保存サービスは「Mail Archive」

株式会社サイバーウェイブジャパンでは、電子メールと添付ファイルを長期保管できる「Mail Archive（メールアーカイブ）」をご用意しております。 

「Mail Archive」の特徴 

• 全ての送受信メールを保存 
• 添付ファイルも保存 
• 検索も専用の管理画面から素早くできる 
• 最長10年間保存に対応 
• 保存期間の延長にも柔軟に対応（事前にご要望をお知らせください） 

メールや添付ファイルの保存法にお悩みの方は、サイバーウェイブジャパンまでお気軽にお問い合わせください。日本全国のお客様に対応しております。 

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この記事のポイント

• 1:電子帳簿保存法の要件をわかりやすく教えて欲しい

  電子帳簿保存法の保存要件をわかりやすく解説すると、以下の通りになります。

  • データの訂正や削除は履歴を残すようにする
  • 他のデータとの関連性がわかるように保存しなければならない
  • 保存媒体の操作方法や検索方法がわかるマニュアルの備え付けが必要
  • データを表示するためのディスプレイやプリンタなどを常備する
  • データを検索できるシステムで保存しなければならない

  詳しくは「電子帳簿保存法の保存要件」をご覧ください。

• 2:電子帳簿保存法に対応する電子データの保存方法は？

  電子データの保存の区分は3つあり、それぞれ保存方法があります。

  1. 電子帳簿等保存→会計ソフトで作成した帳簿データをそのまま保存
  2. スキャナ保存→請求書や領収書をスキャンしてデータを保存
  3. 電子取引→メールと添付ファイルをデータで保存

  詳しくは「電子データの3つの区分と保存方法」をご覧ください。

  電子帳簿保存法の要件を満たす保存方法をお探しの方には、「Mail Archive（メールアーカイブ）」のご利用をおすすめします。