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法人がメールをクラウド化するメリットは?導入する意義もわかる!

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法人がメールをクラウド化するメリットは?導入する意義もわかる!

メールのクラウド化という言葉をご存知でしょうか。

まず、クラウド化とは、自社が保有するサーバを使用せずに、他社の外部のサーバにおけるクラウドサービスを用いて、そこにデータを保存することを指します。

「サーバが違うだけだし、クラウド化することでどのようなメリットが得られるの?」と疑問に持つ方もいるでしょう。

そんな方のために、本記事では、メールをクラウド化する上で得られるメリット5つをはじめとして、一部のデメリット、そして、法人向けにクラウドメールを導入する意義などを詳しく解説していきます。

メールをクラウド化するメリット5つ

メールをクラウド化するメリット5つ

メールをクラウド化する、すなわち、メールデータを外部へ保存することによってどのようなメリットが得られるのでしょうか。具体的には次の5つのメリットが挙げられます。

  1. PCやスマホ、タブレットなど複数のデバイスからアクセスできる
  2. 内勤でも外回りでも利用できる
  3. 社内にメールサーバを用意しなくて済む
  4. 大容量、長期間のメール保存が可能
  5. セキュリティのアップデートの手間がなくなる

これらを順番に詳しくみていきましょう。

1.PCやスマホ、タブレットなど複数のデバイスからアクセスできる

まず一つ目にメリットとして挙げられるのが、メールを複数のデバイスでいつでもどこでもアクセスすることができる、という点です。例えば、自社サーバのPCのみにメールを保存していた場合、出張先や訪問先で、そのメールを閲覧することは出来なくなってしまいます。

しかし、メールのクラウド化を行うことによって、PCだけではなく、スマホやタブレットなどからもアクセスをすることが可能です。時間や場所に左右されずにメールのやり取りを行うことができるため、早急なやり取りを行わなければならないときに対応ができます。

もし、自社のメールサーバへのアクセスを会社内だけに限定して許可している場合は、メールの送受信をするためだけに会社へ出向かなければなりません。しかし、メールのクラウド化を行うことによって、この問題が解決されます。

2.内勤でも外回りでも利用できる

二つ目にメリットとして挙げられるのが、内勤や外回り問わずメールを使用することができる、という点です。内勤であった場合、メールを自社サーバで管理していても、メールの取り扱いに関してはなんら問題ありません。

しかし、外回りの営業などを行っている人は、メールのデータがPC内にのみ保存されている場合であると、外部から自社サーバへのアクセスができず、メールのやり取りができなくなってしまいます。

そこで、メールのクラウド化を行うことによって、外回り営業をしている方でも、場所を選ばずに内勤の従業員と同じように問題無くメールを使用することが可能です。

3.社内にメールサーバを用意しなくて済む

三つ目にメリットとして挙げられるのは、メールのサーバを社内で用意・管理する必要がなくなる、という点です。当たり前ですが、メールを自社で管理するならば、そのサーバの管理も社内の人材に任せなければなりません。

前述の通り、メールのクラウド化は、外部のサーバを用いてメールを保存することを指します。つまり、一度メールをクラウド化してしまえば、そのサーバの管理を外部の人間に任せることができるため、管理による不要な時間を無くすことが可能です。

さらに、サーバを新設する場合には、設備に関しても初めから整える必要があります。しかし、メールのクラウド化は、それが無いため、全体的な管理を楽にすることができます。

4.大容量、長期間のメール保存が可能

四つ目にメリットとして挙げられるのは、社内全体のメールを大容量かつ長期間にわたって保存することができる、という点です。会社経営をしていく上で、他社との契約や取引は、必ず行われます。

現在では、メール上で契約を行う電子契約なども増加してきており、企業におけるメールの重要性も増しています
ここで問題となってくるのが、大量のメールを長期間にわたって保存することが可能であるか否かという点です。

クラウドメールなどの外部のサーバは、メール容量が足りなくなった場合、プランを変更することでより多くのメールを保存することができて便利です。自社で管理できる範囲のサーバを増築する手間も削減できます。

5.セキュリティのアップデートの手間がなくなる

最後にメリットとして挙げられるのは、外部サーバにメールを保存していれば、セキュリティのアップデートの手間がかからなくなる、という点です。メールは、機密情報を取り扱うことも多いため、サイバー攻撃からメールの情報を守り抜かなければなりません。

もし、自社でサーバを管理しているのであれば、それと同時にセキュリティ対策を施す必要があります。サーバのセキュリティ対策は、一つ行えば良いわけではなく、さまざまな施策が必要です。つまり、手間がかかってしまいます。

しかし、メールのクラウド化をすることによって、外部のサーバを使用すればセキュリティ対策は自社で行う必要が一切なくなるため、その負担を大きく減らすことができます。

メールのクラウド化にもデメリットはある

メールをクラウド化するにあたって、さまざまなメリットが存在することを紹介してきました。クラウドメールのメリットをおさらいすると、デバイスを問わずアクセスが可能・場所に左右されずに利用可能・メールサーバの管理が必要無い・大容量かつ長期間のメール管理に対応・セキュリティ対策を施す必要が無い、ことです。

一見、メリットしか存在しないメールのクラウド化ですが、視点を変えてみると、一部のデメリットも存在するのです。具体的には次の三つが挙げられます。

  1. コストがかかる
  2. システム障害が起こることもある
  3. 移行に時間がかかることも

これらを以下で詳しくみていきましょう。

1.コストがかかる

まず、一つ目に挙げられるデメリットが、コストが発生してしまうという点です。

自社サーバでメールを管理しようとする場合、設備費や人件費がかかりますし、トラブルが発生した場合も、自分たちで人件費や機材にかかるコストを払って解決しなければなりません。

しかし、メールのクラウド化をすることによって、コストがゼロになるわけではありません。外部にメール管理を委託する場合、クラウドサービスに対して定期的に料金がかかる場合がほとんどです。
加えて、従業員数が多ければそれに伴いサーバを増設しなければいけないので、更にコストが発生してしまいます。

2.システム障害が起こることもある

二つ目に挙げられるデメリットが、外部サーバ側でシステム障害が発生してしまうこともある、という点です。メールのクラウド化は、メール全般を一括で外部に管理してもらうため、手間がかかりません。

ところが、裏を返せば、外部サーバ側で何かしらの問題が発生してしまった時に、こちら側では対処することが難しくなってしまいます。例えば、システム障害が生じることによって、アクセスが難しくなる場合があることも留意し、障害時の対処法についてあらかじめ決めておかなければなりません。

3.移行に時間がかかることも

最後に挙げられるデメリットが、メールのクラウド化へと移行する際に、時間を要してしまう、という点です。社内の従業員数や、取り扱っているメールの数が膨大であればあるほど、移行にかかる時間は顕著に現れます。

自社サーバからメールのクラウド化へ移行する際には、あらかじめ、データをどのように移行するのか、そのファイル形式は何かを必ず確認しておきましょう。

【法人向け】クラウドメール導入の意義

クラウドメールにおけるメリットとデメリットを解説してきましたが、法人がクラウドメールを導入する意義は存在するのでしょうか。実は、クラウド化を導入する意義は、電子帳簿保存法と呼ばれる法律が深く関わってきます。法人がクラウドメール導入の意義を深掘りするために、次の二つに分けて解説していきます。

  • 電子帳簿保存法とは
  • 必要な対策について

順番に詳しくみていきましょう。

電子帳簿保存法とは

2021年度(令和3年度)に「電子帳簿保存法」と呼ばれる制度の改正が行われました。電子帳簿保存法を簡単に説明すると、会社の経営や経理に関する情報をデジタル化、すなわち電子データとして保存を行いましょう、という法律のことです。詳しくは国税庁の公式HPをご覧ください。

これらの情報を電子データ化することによって、早急に必要となる情報をすぐに取り出すことが可能となります。加えて、紙面による管理が必要となることは一切なくなるため、ファイリングや物理的な保存をする必要がなくなるのです。

そして、この電子帳簿保存法は、2023年12月末までに対策を行わなければならないことを留意しておきましょう。

必要な対策について

では、電子帳簿保存法はどのような対策が必要となってくるのでしょうか。電子帳簿保存法は、電子データ・紙面データ・電子取引データの長期的な保存が必要となってきます。

その保存方法として有効的なのが、クラウドメールを利用することなのです。クラウドメールは、サービスによってはメールを最長10年間保存することができるため、電子帳簿保存法に対応するメールとして適しています。

前述の通り、電子帳簿保存法は2023年12月末までに対策を行わなければいけません。クラウドメールのサービスは、申し込んでから即日に使えるとは限らないため、早めに申し込んでおきましょう。

現在、クラウドメール以外の会社特有のメール保存方法を行っている場合は、電子帳簿保存法の改正に対策可能かどうかを、社内で検討することをおすすめします。

クラウドメール導入のご相談を承ります

クラウドメール導入のご相談を承ります

本記事では、メールをクラウド化するメリット・デメリットと法人向けクラウドメールを導入する意義とその必要性について詳しく解説していきました。クラウドメールサービスは、さまざまメリットが得られるだけでは無く、電子帳簿保存法の対策にも有効的です。

現在、メールのクラウド化を考えている方は、サイバーウェイブジャパンの「CWJ Secure One(セキュア ワン)」をご検討してみてはいかがでしょうか。CWJ Secure Oneは、企業向けに最適化された安心安全のサービスです。

そして、メールを運用していく上で必要となる、高機能webメーラー・マルチデバイス対応・迷惑メール及びウイルス対策などの機能一式が、CWJ Secure Oneには備わっています。

もし、メールのクラウド化で悩んでいる方がいらっしゃいましたら、当社の「CWJ Secure One」をご一考ください。

クラウドメールとはなにか詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

この記事のポイント

  • メールをクラウド化するにあたって生じるメリットは何?

    メールをクラウド化することによって、具体的には次のような五つのメリットが生じます。

    • PCやスマホ、タブレットなど複数のデバイスからアクセスできる
    • 内勤でも外回りでも利用できる
    • 社内にメールサーバを用意しなくて済む
    • 大容量、長期間のメール保存が可能
    • セキュリティのアップデートの手間がなくなる

    場所や時間を選ばずに、メールを利用することができ、さらには、メールサーバの管理も必要ありません。そして、大容量かつ長期間にわたってメールの保存が可能であるため、電子帳簿保存法の対策にも有効的です。詳しくは「メールをクラウド化するメリット5つ」をご覧ください。

  • 法人向けクラウドメールを導入する意義は?

    これには「電子帳簿保存法」が深く関わってきます。電子帳簿保存法は、改正が行われ、2023年12月末までに対策を行わなければなりません。
    この法律によって、経営に関するすべての情報を電子データとして管理することが定められました。そして、この管理に有効的なのが法人向けに整えられたクラウドメールサービスなのです。

    詳しくは「【法人向け】クラウドメール導入の意義」をご覧ください。

    また、クラウドメールをお探しの方はサイバーウェイブジャパンが提供する「CWJ Secure One」やオプションの「Mail Archive」のご利用が便利です。

この記事の編集者
CWJ編集部

インターネットデータセンターの運用から、クラウドサービスの提供まで行う株式会社サイバーウェイブジャパン(CWJ)のWeb担当者。
クラウドメールやデータ運用に関する弊社の知識を生かし、皆様のお役に立つ情報を発信しております。

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