業務効率化やテレワークの普及、DX推進などを主な目的として、様々なSaaS（クラウドサービス）やAIツールなどの「社内ツール」を導入していませんか。

しかし、社内ツールは年度ごとに棚卸しされず、放置されることもしばしばあります。それが「ツールの乱立」を招き、不要なコストアップに繋がってしまうのです。

「毎月、どの部署がどのツールにいくら支払っているのか？」
「退職者のアカウントは、すべて適切に停止されているか？」など

もしこれらの問いに即答できない場合は、管理体制に注意が必要です。余計なITコストをカットして、本当に必要なツールだけ残しましょう。

本記事では、「社内ツールの棚卸し」と「コスト可視化」を行い、ITコストを削減するための方法をご紹介します。

見えない無駄があるかも？ITコストの内訳

ITコストを適正化するためには、まず現状の把握が不可欠です。自社が何に費用をかけているのか、その内訳を正確に分解して理解する必要があります。一般的な企業のITコストの内訳は、大きく以下の4つに分類されます。

	費用項目	内訳
1	ハードウェア費用	PC、サーバ、ネットワーク機器などの購入・リース費用。
2	ソフトウェア・SaaS・AI利用料	パッケージソフトやクラウドサービスの月額料金。また、近年増えている生成AIなどのサービス利用料（サブスクリプションやAPIの従量課金）もここに含まれます。
3	運用保守費用	システムの維持、外部ベンダーへの保守委託費用。
4	人件費（管理工数）	社内システムを管理・運用するための目に見えないコスト。

肥大化する「見えない無駄」

上記の表で、特に「見えない無駄」が発生しやすいのが「2.ソフトウェア・SaaS・AI利用料」と「4. 人件費（管理工数）」です。

「便利だから」「最新のものを使いたいから」と気軽にツールを増やしていくと、チェック項目が多くなり、ツールを管理する人員にも負担がかかります。

近年多い無駄は生成AIの契約

最近は社員全員分の生成AIを導入した企業も多いかと思いますが、そのAIは有効活用されていますか？

「とりあえず便利そうだから」と導入を重ねた結果、現場で使われずに放置されているケースは少なくありません。用途の似たクラウドストレージやWeb会議ツール、さらには複数の生成AIサービスが、部署ごとに乱立してしまう事態も起きています。

その結果、誰も使っていない「幽霊アカウント」が放置され、毎月課金し続ける無駄が発生します。
また、AIを従量課金で使っている場合は、気づかないうちに、想定外のコストが膨らみ、数千万の請求が来る可能性もあります。

【セルフチェック】ITコスト無駄の見直しリスト

貴社のシステム環境について、どこくらい正確に把握していますか？
ITコストの棚卸しのきっかけを作るための、簡易チェックリストをご用意いたしましたので、ご活用ください。

• ITコストの内訳（どのツールに毎月いくら払っているか）を即答できない
• 各部署が自由に入れたツールがある
• 部署ごとに、会社が把握していない独自のSaaSを使っている形跡がある
• 退職者が出た際のアカウント停止・削除フローが、ツールごとにバラバラで複雑化している
• Web会議ツールやファイル共有サービスなど、用途が重複しているツールが社内に複数存在する

　

ツールを棚卸ししてITコストを最適化・削減する方法

ITツールを棚卸しするには、導入ツール全体をExcelやスプレッドシートなどの表にまとめることから始めます。
共有できるシートの作業したり、アンケートフォームを活用するとスムーズです。

ステップ1 : ツールのリストアップ

まずは、社内で利用されているすべてのツールと掛かっているコストをリストアップします。

有料ツールは経理と連携して、クレジットカード明細や経費精算の記録などと照らし合わせます。月ごとの明細を出し、年間いくらかかっているのか把握します。
また、棚卸し期間中に、ツールを自由に導入しないよう周知しましょう。

ステップ2 : 重複ツールの廃止と機能の集約

棚卸しで判明したリストをもとに、用途が被っているツールを整理します。
用途が同じものは、特に理由がなければ1つに絞り、多くても3つ以内に収めるように努力しましょう。ツールが増えれば月額コストだけではなく、セキュリティ面にも不安が残ります。

もし別々のベンダーに分かれている場合、これらを統合するだけでライセンス費用の削減ができることもあります。

ステップ3 : 属人化しないシンプルな管理体制の構築

システムを統合する際、最も重視すべきポイントがあります。それは「操作が簡単で、管理が属人化しないシステム」を選ぶことです。
「この設定はあの人じゃなければ操作できない」という状況にしないことが大切です。

人員確保や育成にもコストがかかるため、管理業務をシンプルに統制できる基盤を整えることが、長期的なITコスト削減の鍵となります。

ステップ4 : 新ツールを入れる際の検討・承認フローの確立

棚卸し後は、今後の無駄を防ぐために、新しいツールを導入する際の「承認フロー」を確立しましょう。ツールのトレンドや契約プランは変化するため、承認フローは年度ごとに見直しを行ってください。

「既存のシステムで代替できないか」「費用対効果は十分か」を事前に審査するルールを設け、社員全員で守っていくことが重要です。
特に生成AIやフリーツールなどは、現場主導で安易に導入されがちですが、セキュリティ面における懸念もあるため、しっかりと制御します。

情シスなどの管理部門や各部署の上長がしっかりと関与する、ツール導入の明確なプロセスを作ることが、ITコストの最適化につながります。

メールやクラウドサービスのITツール最適化はCWJにご相談を

ITツールの棚卸しを行う際には、ツールのリストアップ、比較検討、導入ルールの制定などが必要です。

株式会社サイバーウェイブジャパンでは、社内インフラを整えるためのクラウドメールやクラウドサーバ、グループウェアなどさまざまなITツールを提供しています。

気軽な相談としてご利用いただける「無料ワークショップ」もご用意していますので、ぜひご利用ください。貴社のITインフラを整理・統合するためのサポートを行っています。

【無料ワークショップ・ご相談について】

• 現状の課題に対する「ご相談ベース」からでお気軽にご利用いただけます。
• ITコストの無駄を省くための道筋を一緒に紐解きます。
• 希望されない方に無理に商品をすすめることはありません。

この記事のポイント

• 1.ITコストとはどんなものにかかるコストですか？

  予算を圧迫しがちなITコストの主な内訳は、以下の通りです。

  • ハードウェア費用
  • ソフトウェア・SaaS・AI利用料（使われていない幽霊アカウントや、AIの従量課金など）
  • 運用保守費用
  • 人件費（管理工数）

  詳しくは「見えない無駄があるかも？ITコストの内訳」をご覧ください。

• 2.無駄なITコストを「可視化」すべき状態は？

  導入ツール全体の契約状況を可視化するために、早急な棚卸しが必要な状態は、以下の通りです。

  • ツールごとの毎月の支払い内訳を即答できない
  • 情シスが把握していない独自の生成AIツールやSaaSが各部署に存在している
  • 退職時のアカウント削除フローがツールごとにバラバラである

  詳しくは「【セルフチェック】ITコスト無駄の見直しリスト」をご覧ください。

• 3.ITコストを最適化するための手順は？

  環境を整理し、コストを削減するための手順は以下の通りです。

  1. 部署や経理部門と連携し、利用ツールとコストをリストアップする
  2. 用途が重複しているツールを整理・廃止し、機能を統合する
  3. 操作が簡単で、属人化しないシンプルな管理体制を構築する
  4. 新ツールの承認フローを確立し、年度ごとにルールの見直しを行う

  詳しくは「ツールを棚卸ししてITコストを最適化・削減する方法」をご覧ください。