「添付ファイルはやめて、共有リンクで送るようにした」
脱PPAPの流れで、メール添付から共有リンクへ切り替える企業は増えています。一方で、運用を切り替えた直後に起こりやすいのが、添付ファイルや共有リンクの扱いに関するトラブルです。

便利にしたつもりでも、ルールが曖昧なままだと「思ったより危ない」「運用が回らない」などの、困りごとが発生します。

この記事では、脱PPAP後に押さえたい添付ファイル・共有リンクのルール設計を紹介します。

この記事を読むとわかること

• 添付ファイルや共有リンクの事故が起こりやすい理由
• 添付、共有リンク、ファイルリンクの使い分け
• 最低限決めておきたいルール
• 誤送信時に被害を広げないための考え方

脱PPAP後につまずくのはココ！

脱PPAP後につまずきがちなケースは、以下の通りです。

• 期限なしの共有リンクを送ってしまい、いつまでも閲覧できる
• 誰でも見られるリンクになっていて、第三者に漏れる
• 添付ファイルを誤送信しても止められない
• 退職や異動など、無関係になったメンバーにも権限が残り管理できない

共有リンクを使用するファイル共有は便利ですが、使い方次第では、情報漏洩につながることもあります。脱PPAPを実行したことで一歩前進しても、事故が起こってしまえば意味が薄くなってしまいます。

添付ファイル・共有リンクの事故はなぜ起きる？

添付ファイルや共有リンクの事故は、機能が足りないことが原因ではありません。運用ルールが曖昧なまま使われることが、事故の主な原因です。

現場では日常的にファイル送付が発生するため、急ぎの案件では設定確認をスキップしてしまう社員もいます。また、取引先対応で共有設定の例外も増えがちです。

その結果、「添付したら終わり」「誰でも閲覧できるリンクを使う」「権限管理が属人化する」といった状態が起こります。

重要なのは、個人の注意だけに頼るのではなく、「ファイル送付の型」を決めておくことです。

添付・共有リンク・ファイルリンクはどう使い分ける？

PPAP方式では、添付ファイルをメールに直接添付するスタイルがとられていました。送信が簡単で相手にも伝わりやすい一方、誤送信すると取り戻しにくい点が弱みです。

そのため、最近ではリンクを共有する「脱PPAPスタイル」で添付ファイル送る傾向があります。
リンクの共有方法はさまざまですが、脱PPAPでつまずかないために、「便利か」だけでなく、「誤送信時に止められるか」「誰がどこまで操作できるか」を踏まえて決定します。

共有リンクで「ファイルに直接アクセス」

クラウド上のファイルそのものを共有する、脱PPAPのスタイルです。送信相手と、リアルタイムで情報共有したいときに便利な共有方法です。

大容量でも送りやすい反面、閲覧期限や権限・宛先制限が曖昧だと事故が起こりやすくなります。

「ファイルをDL」してもらいたいならファイルリンク

ファイルリンクとは、アップロードしたファイルのURLを共有し、各自ファイルをDLするスタイルの脱PPAPのスタイルです。ファイルリンクのメリットは、送信後の無効化や期限設定など、誤送信時の被害を抑えやすいことにあります。

しかし、共有のためのリンクを転送されると、情報漏洩する可能性もあるため、パスワードの設定が必要です。また、相手の作業環境に左右されることがデメリットになり、「開けないファイル」にならないようファイル形式にも注意が必要です。

添付ファイル・共有リンクで最低限決めるべきルール

脱PPAP対策をする際に、まず決めたいルールは、次の5点です。

• 期限：いつまで閲覧できるか
• 権限：閲覧のみか、編集も可能か
• 宛先制限：特定の相手だけに限定できるか
• 再共有：受け手がさらに共有できるか
• ログ：誰が共有し、誰がアクセスしたか追えるか

あわせて、誤送信時にリンクを停止できるか、例外は誰が承認するかも決めておくと運用が安定しやすくなります。

ルールを決めても例外が多くなる場合は、ルール自体が現場に合っていない可能性があるため、定期的な見直しも必要です。

脱PPAP対策のご相談はサイバーウェイブジャパンまで

株式会社サイバーウェイブジャパンでは、脱PPAP対策として、添付ファイルをリンク化して送付できるサービス「Mail File Link（メールファイルリンク）」を提供しています。
「共有リンク運用が部署ごとにバラバラ」「誤送信時に止められない」という方も、現状整理から始めたい方も、急ぎ導入されたいという方もお気軽にご相談ください。

この記事のポイント

• 1.脱PPAP後につまずきやすいポイントは？

  脱PPAP後は、添付ファイルをやめて共有リンクへ切り替えただけでは、安全とは言い切れません。運用ルールが曖昧なままだと、次のようなトラブルが起こりやすくなります。

  • 期限なしの共有リンクを送ってしまう
  • 誰でも見られるリンクになっている
  • 退職した社員や移動した社員に権限が残り続ける

  詳しくは「脱PPAP後につまずくのはココ！」をご覧ください。

• 2.添付・共有リンク・ファイルリンクはどう使い分ける？

  それぞれのファイルの特徴を把握して、使い分けることがポイントです。主な添付ファイル共有形式の特徴は以下の通りです。

  • 共有リンク：クラウド上のファイルそのものを共有し、リアルタイムで情報共有しやすい
  • ファイルリンク：ファイルをダウンロードしてもらう形で、送信後の停止や期限設定がしやすい
  • 添付ファイル：送信は簡単だが、誤送信時に取り戻しにくい

  詳しくは「添付・共有リンク・ファイルリンクはどう使い分ける？」をご覧ください。

• 3.脱PPAP対策の運用で、最低限決めるべきルールは？

  脱PPAP対策では、運用を安定させるために、最低限次の項目について、社内ルールを決めておくことが大切です。

  • 期限
  • 権限
  • 宛先制限
  • 再共有の可否
  • ログの残し方

  詳しくは「添付ファイル・共有リンクで最低限決めるべきルール」をご覧ください。