年度末は監査・証憑確認（しょうひょうかくにん）・引き継ぎが重なり、「必要なメールが見つからない」「退職者のメールが追えない」といったトラブルが表面化しやすい時期です。日頃からメールを保管しているつもりでも、いざ提出や説明が必要になると不安が残るケースは少なくありません。

この記事では、年度末に備えてメール保管を「監査で使える形」に整えるポイントを整理します。

この記事を読むとわかること

• 年度末にメール保管が問題化しやすい理由
• メールを保管しているのに監査で不安が残る典型パターン
• 監査で「証拠になる保管」に整えるチェックポイント
• 現状運用に足して進める段階導入の考え方

年度末にメール保管が問題化しやすい理由

年度末は、監査対応や証憑確認（しょうひょうかくにん）の依頼が増えるだけでなく、異動・退職で担当者が入れ替わり、必要情報が「個人の受信箱」に散らばりやすくなります。

さらに、監査ではメール本文だけでなく「いつ・誰が・何を確認したか」といった説明が求められることもあります。こうした要因が重なり、普段は問題が見えにくい「保管運用の穴」が一気に顕在化します。

メールを保管しているのに、年度末監査で不安が残る理由

「メールは残っているのに、監査に出せる形になっていない」と感じることが、年度末の不安の正体です。
次のような状態だと、提出までに時間がかかったり、説明責任が残ったりします。

退職者・異動者のメールが追えず、引き継ぎで詰まる

担当者が退職・異動すると、重要なやり取りが本人の受信箱に残ったままになり、必要なメールを追えなくなることがあります。
共有フォルダや転送などでカバーしていても、運用が属人化していると抜け漏れが起きやすくなります。

必要なメールが見つからず、検索に時間が溶ける

監査で求められるのは、限られた期間の特定取引ややり取りであることが多いものです。ところが、保管場所が分散している場合は、検索条件が複雑になり、見つけるまでに工数がかかり対応が後手に回ります。

誰が見た・いつ見たが追えず、説明責任が残る

監査やトラブル対応では、メールの内容だけでなく、確認・対応の経緯を説明することがあります。
アクセスや操作の証跡が残らない運用だと、後から説明できず適切な保管ができていない「破綻した状態」になってしまいます。

削除・改ざん・紛失のリスクが残り、証拠性が弱い

個人の受信箱や端末に依存している場合、意図しない削除や設定変更、端末故障による紛失などで、必要なメールが残らないリスクがあります。
監査の観点では「残せる」ではなく、「確実に残る」ようにすることが重要です。

共有アカウント運用で、責任の所在が曖昧になる

共有アカウントは運用次第で便利ですが、「誰が操作したか」が追いにくくなり、監査では説明が難しくなることがあります。運用ルールや、証跡の残し方が整理されていない場合は要注意です。

監査で「証拠になる保管」に整えるチェックポイント

ここでは、年度末監査で困らないために押さえるべきチェックポイントを整理します。

すべてを一度に完璧にする必要はありませんが、まずは「説明できる状態」になっているかを確認しましょう。

• 一元化：メールがどこに保管されるか明確になっている
• 検索性：期間・差出人・件名などで必要なメールを探せる
• 証跡：誰がいつアクセス・操作したかのログを追える
• 保全：削除や改ざんに強く、証拠として残る状態になっている
• 引き継ぎ：退職者・異動者のメールも運用で追える設計になっている

まずは、いまの運用に足す「段階導入」

年度末に向けて整備を進める際は、「全部入れ替える」よりも、まずは監査で求められやすい領域から段階的に進める方が現実的です。

Step1	監査で求められやすい提出パターンを棚卸しする	どの部署・どの取引・どの期間
Step2	対象範囲を決める	重要部門から・直近期間から など
Step3	運用を決める	窓口・検索方法・開示手順・保全ルール　など

運用が決まっていないままツールだけを入れても、結局「探せない」「説明できない」状態になりがちです。先に「運用の型」を作り、必要な部分から整備するのが安全です。

まとめ

年度末監査で困らないためには、その保管を「検索できる」「証跡が残る」「確実に保全できる」形へ整えることが次の一手になります。
退職者・異動者が出る前に、運用の穴がないかを確認し、段階的に整備していきましょう。

監査・証拠開示に備えたメール保管はご相談ください

株式会社サイバーウェイブジャパンでは、監査や証拠開示、コンプライアンス問題への対応の一助として、メールのアーカイブサービス「Mail Archive」を提供しています。
監査に向けて「何から手を付けたらいいかわからない」という方も、現状整理からご相談いただけますので、お気軽にお問い合わせください。

この記事のポイント

• 1.年度末にメール保管が問題化しやすい理由は？

  年度末は、次の要因が重なってメール保管の課題が表面化しやすくなります。

  • 監査対応が増え、提出や説明が求められる
  • 証憑確認（しょうひょうかくにん）が増え、特定メールの提示が必要になる
  • 引き継ぎが発生し、情報が個人の受信箱に散らばりやすい
  • 退職・異動で担当者が入れ替わり、過去の経緯を追いにくくなる
  • 「いつ・誰が・何を確認したか」など説明責任が求められる場面が増える

  詳しくは「年度末にメール保管が問題化しやすい理由」をご覧ください。

• 2.メールを保管しているのに監査で不安が残るのはなぜ？

  メールが残っていても、次のような状態だと監査で「証拠として出せる形」にならず、提出や説明に工数がかかるからです。
  以下に当てはまる方は、メール運用ルールの見直しを検討しましょう。

  • 退職者・異動者のメールが追えず、引き継ぎで詰まる
  • 必要なメールが見つからず、検索に時間が溶ける
  • 誰が見た・いつ見たが追えず、説明責任が残る
  • 削除・改ざん・紛失のリスクが残り、証拠性が弱い
  • 共有アカウント運用で、責任の所在が曖昧になる

  迷った場合は、Teamsのメッセージから直接リンクを開かず、ブックマークやMicrosoft 365ポータルなど普段使っている正規の入口から開き直すのが安全です。

  詳しくは「メールを保管しているのに、年度末監査で不安が残る理由」をご覧ください。

• 3.監査で使えるメール保管に整えるには何をすべき？

  ポイントは、メール保管を「監査で出せる形（探せる・証跡が残る・削除されない・引継げる）」に“運用を固定”することです。

  詳しくは「監査で「証拠になる保管」に整えるチェックポイント」をご覧ください。