近年、対面における会話やチャット上の会話、メールのやりとりなど、企業のコミュニケーション環境は多様化しています。
一方で、チャットや新システム導入に慎重な企業や担当者も少なくなく、「チャットで本当に業務が効率化できるのか」と疑問を持つ声もあります。

こうした背景には、業務内容や連絡の性質によって、最適なコミュニケーションの手段が異なるという現実があります。

スピードが求められる社内連絡にはチャットが適している一方、正確性や証跡が重要な社外連絡ではメールが欠かせません。単純にどちらか一方に置き換えるだけでは、情報の取りこぼしや誤送信、セキュリティ上のリスクが生じる可能性があります。

そのため重要なのは、チャットとメールそれぞれの特徴を正しく理解し、用途に応じて使い分けることです。
そこで本記事では、まず、ハイブリッドワーク環境でのチャットとメールの使い分けの具体例を紹介し、その後に両者の特徴を整理して、効率的かつ安全なコミュニケーション運用のポイントを解説します。

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使い分けの実例

特にリモートワークやハイブリッドワークを取り入れている業種を中心に、チャットツールの使用が拡大している傾向にあります。しかし、社内では迅速な情報共有が求められる一方、社外や公式文書では正確性や保存性が重要です。
ここでは、チャットとメールを状況に応じて組み合わせ、利便性と安全性を両立させる具体的な運用例を紹介します。

社内連絡はチャットで効率化

社内連絡の多くは、短時間で情報を伝え、素早く意思決定を行う必要があります。チャット利用の具体例は以下の通りです。

• タスク指示や進捗確認
• 会議の日程調整や急な変更連絡
• 資料の簡易差し替えや補足説明
• 小規模チームでの意見交換や相談

チャットを活用することで、リアルタイムに情報をやり取りでき、進行中の案件やタスクの確認が瞬時に行えます。また、複数人が同時にやり取りできるため、意思決定や対応のスピードも格段に向上します。

社外連絡や重要証跡はメールで確実に

社外や公式文書のやり取りは、利用しているシステムを問わないメールが適しています。メール利用の具体例は以下の通りです。

• 契約書や見積書の送付
• 取引先への正式通知や連絡事項
• 社内承認プロセスの証跡保存
• 法務や監査に関わる書類送付

メールを使うことで、情報の正確性や保存性を確保できるため、万が一の監査やトラブルにも役立ちます。
メールの返信機能を使っていれば、前後のやり取りも含め、送信内容が明確に残るため、後から確認したい場合も安心です。

脱PPAP対応の併用例

最近注目されている「脱PPAP」対応では、従来のように「添付ファイルやダウンロードURLをメールで送り、パスワードを別メールで通知する」という運用が廃止されつつあります。これは、メールが盗聴された場合に、ファイルが容易に解読されてしまうリスクがあるためです。

現在では、ファイル送付の際に「有料のファイル共有サービス」や社内で導入している「チャットツールを活用する方法」が徐々に一般化しています。

具体的には、ファイル本体をチャットやクラウドストレージ経由で安全に共有し、正式な承認依頼や重要な連絡はメールで行う、といった使い分けが行われています。

チャットとメールを併用し、業務を効率化させるためには、チャットとメールのそれぞれの特徴を把握しておくことが重要です。

チャットの特徴：スピード重視の社内連絡に適している

チャットは即時性が強みで、タスク指示や進捗確認、会議の急な変更など短時間での情報共有に適しています。またチャットは、音声通話やオンラインミーティング、タスク管理機能などが利用できることが魅力です。

ここでは、チャットの特徴を理解するために、社内コミュニケーションを効率化する具体的な活用ポイントを整理します。

即時性が求められる現場での活用

チャットの最大の特徴は「即時性」です。プロジェクトの進行状況確認やタスクの割り振り、会議の急な変更連絡など、スピーディーな対応が必要な場面で力を発揮します。

例えば、チーム内で資料の差し替えや確認事項をやり取りする場合、チャットなら瞬時にグループへ情報を共有でき、対応の遅れを防ぐことが可能です。
また、複数人で同時にやり取りできるため、意思決定もスムーズに進みます。小さな確認や相談も会話形式で行える点が強みです。

履歴と検索機能で情報を整理

チャットは、過去のやり取りを簡単に振り返れる点も大きな利点です。検索機能を活用することで、同じ質問や確認作業の重複を防ぎ、業務効率をさらに向上させることができます。
しかし、メールと違い、前後のやり取りは検索にかからないこともあります。

保存期間に注意

チャットは、利用するシステムによっては保存期間が短期間で制限される場合があります。重要なデータや契約に関わるやり取りは、定期的にエクスポートやバックアップを行い、確実に保存しておきましょう。

メールの特徴：汎用性があり、公式文書の外部連絡に適している

メールは、社外連絡や公式文書に向いていることが特徴です。契約書や見積書の送付、承認プロセスの証跡管理などに力を発揮します。
ここでは、メールの特徴を理解するために、特性を活かした安全で的確な運用例を解説します。

特別なシステムを導入せず利用できる汎用性

メールは、インターネット環境さえあれば、特別なシステムを導入することなく利用できる点が大きな強みです。取引先や顧客に新しいアプリを使ってもらう必要がなく、すでに普及している仕組みをそのまま活用できます。

また、端末や環境を問わず送受信できるため、ビジネスの共通インフラとして定着しているのも特徴です。新規のシステム導入に慎重な企業や、異なる業種・規模の相手ともスムーズにやり取りできる点で、メールは今なお不可欠なツールといえるでしょう。

社外とのやり取りで安心感を提供

メールは送信先や内容を正確に残すことができ、公式文書としての体裁も整えやすい点が強みです。契約書や見積書、請求書など、後日確認や監査が必要になる文書はメールで送るのが基本です。
内容を整理して送信できるため、受信者側も安心して対応できます。

セキュリティ上の強みと弱み

メールは暗号化や電子署名と組み合わせることで、一定の安全性を確保できる点が強みです。しかし同時に、マルウェアの拡散やフィッシングメールなど、攻撃の対象になりやすい弱点も抱えています。

契約や正式通知のように急ぎを求めない連絡はメールが適していますが、利用時にはリスクを前提としたルール設計が不可欠です。例えば、添付ファイルは安全な共有サービスを使う、不審なメールは開かないといった基本対策を徹底することで、安全に活用できます。

チャットとメールのメリット・デメリットを理解して使い分けることがポイント

チャット全盛の時代でも、メールの価値は失われていません。ビジネス連絡の正解は、チャットとメールの特性を理解し、用途に応じて使い分けることにあります。

• 社内連絡や迅速な確認はチャット
• 社外連絡や取引に関する公式文書、証跡管理はメール
• 添付ファイルのやり取りはチャットやファイルのアップロードサービスを利用

このルールを押さえるだけで、情報漏えいや誤送信のリスクを抑えつつ、業務効率を最大化できます。チャットとメールは単なるツールではなく、生産性と安全性を両立させるための運用戦略です。使い分けの実例を参考に、自社に最適なコミュニケーション運用を設計しましょう。

メールの活用シーンが多い方におすすめのメールサービス

株式会社サイバーウェイブジャパンでは、Microsoft365やGoogle Workspaceをご利用の方に向けた、メールセキュリティ強化支援サービス「ダントツセキュリティ」や、社内でも社外からでも使いやすいクラウドメール「CWJ Secure One（セキュアワン）」など、メールや添付ファイルのやり取りに関するさまざまなサービスをご用意しています。

「社内ツールとしてチャットも利用しているけれど、メールの利用シーンも多い」という方は、ぜひ、今の課題をサイバーウェイブジャパンへご相談ください。クラウド専門のコンサルタントが、オンラインの無料ワークショップにて解決策をご提案いたします。

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この記事のポイント

• 1.チャットとメール、どちらを使えば効率的？

  チャットとメールは、特徴を理解し、用途に応じて使い分けることで、業務効率を最大化できます。チャットとメールの、主な使い分けシーンは以下の通りです。

  • 社内連絡や迅速な確認はチャット
  • 社外連絡や公式文書、証跡管理はメール

  また、添付ファイルの送付は、安全性の確保から、チャットや安全なファイル共有サービスで送付することが推奨されています。

  詳しくは「使い分けの実例」をご覧ください。

• 2.チャットの特徴って何？

  チャットは、リアルタイムで情報共有できるスピード重視の社内連絡手段です。チャットの主な特徴は以下の通りです。

  • タスク指示や進捗確認
  • 会議の日程調整や急な変更連絡
  • 小規模チームでの意見交換や相談

  過去のやり取りは検索機能で整理可能ですが、保存期間に制限がある場合もあります。重要なやり取りは、適宜バックアップしておくことを推奨します。

  詳しくは「チャットの特徴：スピード重視の社内連絡に適している」をご覧ください。

• 3.メールの特徴と安全な使い方は？

  メールは社外連絡や公式文書に向いた正確性・保存性の高い手段です。 その他、メールの特徴は以下の通りです。

  • 契約書や見積書の送付、承認プロセスの証跡管理に適している
  • 特別なシステムなしで利用できる汎用性がある
  • 暗号化や電子署名で一定の安全性を確保できる

  ただし、敷居の低さからマルウェアやフィッシングなどの被害に遭うリスクもあるため、添付ファイルの送付方法への配慮や、不審なメールは開かないなど基本対策が重要です。

  詳しくは「メールの特徴：汎用性があり、公式文書の外部連絡に適している」をご覧ください。

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