社員の退職が決まった際には、退職者の「アクセス用のアカウントの削除」や「業務の引き継ぎ」を行いましょう。
退職者が外部からアカウントにアクセスできないようにしたり、不当にデータが持ち出されたりしないように手配しなければなりません。
また、業務に必要なメールやデータが適切に引き継がれていなければ、顧客対応の遅れや社内業務の混乱が起きることもあります。

本記事では、退職時に起こりやすいアカウント管理の落とし穴を中心に、見落としがちな5つのポイントを解説します。社内の情報資産を守りつつ、業務を円滑に引き継ぐための実践的な対策を確認していきましょう。

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退職者のアカウントとは？

ほとんどの退職者が使用しているアカウントは「メールアカウント」ですが、その他にも以下のようなアカウントを使用している可能性もあります。

• メールアカウント
• 社内システムのユーザーアカウント
• チャットツールのアカウント
• 業務用アプリやサービスのアカウント　など

これらのアカウントが退職後も放置されていると、不正アクセスや情報漏洩の原因になります。退職者のアカウントは、削除・権限変更・引き継ぎなどを行い、適切に管理することが重要です。

アカウント管理の2つの目的

　

• セキュリティリスクの排除：退職者のアクセス権を速やかに無効化し、機密情報を保護
• 業務の引き継ぎ：重要なデータやメールを後任者に渡し、業務を止めない

退職者のアカウント管理で見落としがちなポイント5つ

社員が退職する際、アカウントの削除や引き継ぎは重要な業務ですが、見落としがちなポイントも多くあります。情報漏洩や業務混乱の原因となるため、以下の5つのポイントを押さえておきましょう。

1.退職前のデータの整理

退職後にアカウントを削除してしまうと、メールやクラウド上に保存した各種データも一緒に消えてしまうことがあります。データは適切なクラウドサーバなどに保存して、退職後も業務をフォローできるように備えましょう。
できるだけ、退職前に本人の手でデータの整理をしておくように声掛けをすることが重要です。

【退職者によるメール整理の例】

• 業務用メールと私用メールを仕分け
• 後任者が確認・検索しやすいようにフォルダ分け
• 保存が必要なデータ、削除すべきデータを分類

事前に「どの情報を残し、どこまで削除してよいか」を上司やシステム管理者と共有しておくと、後のトラブルを防げます。
また、データの削除前に上長や管理者に確認をとることがポイントです。

2.メールの自動返信設定の見直し

退職後、メールアカウントを削除してしまうと、取引先からのメールが届かなくなる可能性もあります。ご利用のメールシステムに「自動返信設定」がある場合は、退職に備えて設定を変更しておくと便利です。

【自動返信設定の例】

• 「〇〇は退職いたしました。今後のご連絡は△△までお願いします」などの自動返信文の設定
• 一定期間、上司または後任者へメールを自動転送させる設定

また、退職者には、退職前に「新しい担当者を案内するメール」を顧客に送信しておくよう伝達しておきましょう。

3.関係システムとの連携確認

退職者のメールアドレスやアカウントが、他の業務システムにも使われているケースは少なくありません。

各システムに登録されている退職者の情報を一つひとつ洗い出し、情報漏洩や不正操作のリスクを防ぐために、アクセス権限の停止・削除、または後任者への引き継ぎ処理を行う必要があります。

4.アカウント削除のタイミング

「退職日＝即日アカウント削除」は一見シンプルですが、実際には一定期間アカウントを保持したほうがよい場合もあります。

その場合、以下のような対応を推奨します。

• 退職当日はログインを無効化しつつ、データ閲覧は管理者のみが可能な状態にする
• 数日〜数週間の保留期間を設け、その間に必要なデータを確認・移行
• 関連する共有フォルダやクラウドストレージとのアクセス権限の解除も忘れずに

アカウント削除作業は、退職者本人に任せず、管理者がシステム上の正式な手順を踏んで慎重に行うことがポイントです。

5.退職後の監査対応

退職後も、万が一に備えて監査対応が可能な状態を維持しておくことが重要です。
とくに退職者が重要な顧客情報や機密情報にアクセスしていた場合、退職後1〜3ヶ月程度は監査対象としてログを保持するのが望ましいとされています。
不正なアクセスや情報漏洩の疑いがあった場合は、アクセスログや過去のメール履歴などを確認しましょう。

退職時のアカウント管理は企業リスク管理の一環

退職時のアカウント管理が不十分だと、情報漏洩、顧客対応ミス、内部不正など、重大なトラブルにつながる可能性があります。こうしたリスクを回避するには、退職対応のフローを社内ルールとして明文化し、誰が対応しても漏れなく実施できる体制づくりが不可欠です。
「いつ」「どのアカウントを」「どのように処理するか」をあいまいにしたままでは、情報漏洩や業務停滞の原因になります。
こうした事態を防ぐために、次のような対応を「社内マニュアル」や「チェックリスト」として整備しておきましょう。

データを一元管理してリスクに備える

退職者が出たときは、情報漏洩や顧客サービス、業務遂行の観点で、データ管理が必須ですが、元々データを一元管理していれば、その手間を軽減することも可能です。
データのアクセス権限の変更だけで、必要なデータを保全できればすぐに処理できます。

株式会社サイバーウェイブジャパンでは、社員のデータを効率よく管理するために、アーカイブシステムやオンラインストレージなどのサービスもご提供しています。

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この記事のポイント

• 1.退職のアカウントの種類は？

  • メールアカウント
  • 社内システムのユーザーアカウント
  • チャットツールのアカウント
  • 業務用アプリやサービスのアカウント　など

  退職者のアカウント管理では、単なる削除だけでなく、後任者へのメールやデータの引き継ぎも不可欠です。情報漏洩や顧客対応ミスを防ぐため、退職時の対応フローを明確にしておきましょう。

  詳しくは「退職者のアカウントとは？」をご覧ください。

• 2.退職者のアカウント管理を楽にするには？

  クラウドやアーカイブに日頃からデータを集約しておくことで、従業員が退職した際のアカウント管理の手間を削減できます。

  メール保存と削除のルールは社内ポリシーとして明文化し、定期的に見直すことが重要です。

  詳しくは「データを一元管理してリスクに備える」をご覧ください。

メールの運用に関してお悩みの方は、株式会社サイバーウェイブジャパンまでお気軽にお問い合わせください。

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