メールのミスは、新人でもベテランでも誰でも起こりうることです。一見些細なミスが、実は会社の信頼を損ね、重大な情報漏洩を引き起こす原因になることがあります。

新入社員や中途採用の社員への説明において、自社における社外とのメールのやり取りにおけるルールをしっかり伝えることは、情報漏洩のリスクを避けるために必要なことです。

本記事では、ビジネスの現場でよく見られるNGメールの例を紹介し、その対策方法と情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策ツールについてもお伝えします。

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よくあるNGメールの例とそのリスク

メール業務に慣れていないうちは、何がミスであるかもわからないかもしれません。そのため、どのようなミスがあるのか、過去の事例や一般的な事例を元に、事前に「NGなメールの事例」を共有しておくことが大切です。

まずは、実際に現場で起こりがちな、セキュリティリスクが伴うメールの例と、その裏に潜むリスクを理解していきましょう。

宛先間違い（To/Cc/Bccの誤用）

宛先の入力ミスは、誤送信による情報漏洩の典型的な原因です。たとえば、個人情報や機密書類を、本来の送信先ではない第三者に誤送信してしまえば、信頼を損なうだけでなく、法的リスクに発展する可能性もあるため、絶対に起こらないようにしなければなりません。

また、「To」に複数人のアドレスを並べて送ってしまい、受信者に全員のアドレスが見えてしまうと、それ自体が個人情報漏洩に該当するケースもあります。特に外部の顧客や取引先を含む場合は要注意です。

社会人経験が少ない社員には、メールの送り方の基本からレクチャーしましょう。

件名なし、本文が曖昧

ビジネスメールでは、件名で用件が一目で伝わり、回りくどい言い方をしないメールに仕上げることが大切です。

「Re:」「お世話になっております」だけの件名や、何が言いたいのか分からない本文も、ビジネスメールとしてはNGです。ときには、先方が怒りだし、クレームに発展することもあります。

また、フィッシングメールや迷惑メールと誤認される可能性があるため、意図が明確なメールを書くことが大切です。曖昧なメールは、確認や対応の遅延につながり、最悪の場合、取引のチャンスを逃す可能性もあります。

機密ファイルを添付したまま送信

ファイルをそのまま添付してメール送信することは、情報漏洩の原因になります。特に、1通目でパスワード付きのZipファイルを送り、2通目でメール本文とは別のメールでパスワードを送る“PPAP方式”は、できる限り行わないようにします。

添付ファイルは、アップロードサーバーにアップして、ファイルのダウンロードURLをメールで送ります。もちろん、パスワードをかけることも忘れてはいけません。パスワードは、メールではないチャットツールやSMSで送ることが理想です。

取引先と決めたルールを守らず送信

また、昨今ではセキュリティ上の懸念から、PPAP形式でのやりとりを受け付けない企業もあります。受け取り側の環境を考慮しないメールもNGです。
長い付き合いがある取引先にメールを送る場合は、あらかじめルールを確認しておくと失敗を防げます。

メールで安易に重要パスワードを共有

社内外とのやり取りで、重要な機密にアクセスするパスワードをメールで送付することは基本的にはNGです。
メールでパスワードを共有すると、メール誤送信からパスワードが漏洩するリスクのほかに、通信途中でメールを盗聴されるリスクが伴います。

こうしたリスクを未然に防ぐためには、社内の教育とあわせて、セキュリティ対策ツールの導入も有効です。

メールで失敗しないための対策ポイント

どんなに注意していても、人はミスをするもの。特に新入社員やメール業務に不慣れな社員にとって、社外とのやり取りは緊張の連続です。
しかし、日常的に起こりがちなミスには共通点があり、あらかじめ対策を講じておくことで大きなトラブルを防ぐことができます。

ここからは、社外メールの基本として押さえておきたい、具体的な「失敗しないためのポイント」をご紹介します。

メールアドレスの確認をルール化する

社外メールを送信する際は、アドレスの「見た目」だけで判断せず、コピー＆ペースト後に読み上げ確認するクセをつけましょう。社内では以下のようなルール整備もおすすめです。

• 宛先入力後に上司か先輩にダブルチェックを依頼する
• 顧客アドレスの一覧は管理ツールで一元化し、手打ち入力を避ける

件名と本文の書き方に統一ルールを

メールのやり取りに不慣れな新入社員でも安心して送れるように、件名や本文のテンプレートを整備しておくことが有効です。

テンプレートがあるだけで、ミスや不安が減り、社内教育の工数も削減できます。

添付ファイルはリンク化で管理・送信する

添付ファイルは、できるだけクラウド上にアップロードし、ダウンロード用リンクを送信する方式に切り替えましょう。

添付ファイルをサーバーにアップロードするメリットは、以下の通りです。

• 誤送信した場合でも、ファイルを削除すれば閲覧不可にできる
• アクセス制限（ダウンロード期限・パスワード・IP制限など）で安心
• ログが残るため、トラブル発生時の対応もスムーズ

社内で送信前チェックのフローを共有する

どんなに意識を高めても、人間の作業には限界があります。だからこそ、チェックフローを明文化してチームで共有しましょう。共有のためのチェックリスト作成が有効です。「チェックすべき項目」が一覧になっていれば、ミスの予防率が高まります。

意識＋仕組みでミスは防げる

社外メールの誤送信は、企業の信用を一瞬で失うリスクがあります。しかし、ちょっとした意識と、仕組み化されたチェックフローやツール導入で、防げるミスも多いのです。

「人に頼る」から「仕組みで守る」へ。新入社員が自信を持って業務に取り組める環境づくりに、今こそ取り組んでみてください。

誤送信対策には「CWJ Secure One」がおすすめ

いくら注意していても、うっかり送信ミスは起こるものです。そこで活躍するのが、（株）サイバーウェイブジャパンの法人向けメールサービス「CWJ Secure One（セキュアワン）」や「Microsoft365」や「Google Workspace」に対応している「ダントツセキュリティ」です。
内勤でも外勤でも使いやすい便利なクラウドメールに、メール誤送信防止機能が備わっています。

「CWJ Secure One」は、教育フェーズの新人が安心して使えるだけでなく、全社のセキュリティレベルを底上げする仕組みが整っています。毎年、新卒採用や中途採用を積極的に行っている企業にもおすすめです。

メールセキュリティに関する対策でお困りの方や、セキュリティ対策も行えるクラウドメールをお探しの方は、お気軽にお問い合わせください。

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この記事のポイント

• 1.よくあるNGメールの例は？

  • 宛先間違い
  • 件名なし、本文がわかりにくい
  • 機密ファイルをメールに添付して送信
  • 決めたルールを守らずに送信
  • 重要なパスワードをメールで送信

  メールの宛先間違いはもちろん、メールの盗聴にも注意して送信することが大切です。

  詳しくは「よくあるNGメールの例とそのリスク」をご覧ください。

• 2.メール送信で失敗しないためのポイントは？

  • メールアドレス確認のルール化
  • 件名や本文の書き方を統一する
  • 添付ファイルはリンク化して送る
  • 社内で送信前チェックフローを共有する

  詳しくは「メールで失敗しないための対策ポイント」をご覧ください。

メールや添付ファイル経由のマルウェア対策をお探しの方は、株式会社サイバーウェイブジャパンまでお気軽にお問い合わせください。

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