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法人向け|クラウドメールの選び方は?必須機能やサービス選定の注意点について

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法人向け|クラウドメールの選び方は?必須機能やサービス選定の注意点について

企業や団体などの法人が、従業員などが使うメールを選定するとき、豊富な機能を持つクラウドメールは重要な選択肢になります。

使い勝手をよくしながら、迷惑メール対策やウイルス対策などを強化するには、クラウドメールが適しているからです

そして今はさらに、メールに取引情報が記載されている場合は電子帳簿保存法に対応できるメールを選ばなければならず、この観点からもクラウドメールが求められています。

この記事では、法人がクラウドメールを選ぶときに、どのような観点から検討したらよいのか選び方を解説します
この記事を一読いただければ、自社のメール・ニーズにマッチしたクラウドメールを探すことができるはずです。

はじめに:法人向けクラウドメールの必須機能について

「どのような機能を搭載したクラウドメールを選ぶべきか」の質問の答えはいくつかありますが、その1つは電子帳簿保存法のルールをクリアできるもの、となります。

電子帳簿保存法が改正され新しいルールが2022年1月から適用されました。これにより税や経理関連の帳簿や書類を電子データで保存することが義務づけられました(*1)。

メールでも帳簿書類の電子データを取り扱うので、電子帳簿保存法のルールをクリアできるクラウドメールが必要になります。
この観点から現代のクラウドメールに求められる機能は次のとおりです。

■クラウドメールに求められる必須機能~電子帳簿保存法の観点から

  • メールの検索機能
  • 訂正や削除などデータの変更履歴を残せる機能
  • メールを最大10年間保存できる容量

どれも重要な観点なので1つずつ解説します。

*1参照:電子帳簿保存法が改正されました(国税庁)

メールの検索機能

電子帳簿保存法の改正を受け、国税庁は、「電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に当たり、要件を満たす検索機能を確保する必要がある」という見解を示しています(*2)。

企業の従業員が取引先とメールで取引情報をやりとりしたら、これも「電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存」に該当します。
必要に応じて、該当メールを速やかに見つけられるようにしなければなりません。

したがって企業などは「要件を満たす検索機能」が搭載されたメールを使わなければならないのです。その要件は以下のとおりです。

■法人が使うメールに搭載していなければならない検索機能の要件

  • 取引年月日や取引金額、国税関係書類の記録項目で検索できる機能
  • 日付と金額については、その範囲を指定して検索できる機能
  • 2つ以上の任意の記録項目(日付や金額など)を組み合わせて検索できる機能

*2参照:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】Ⅱ 適用要件【基本的事項】より(国税庁)

訂正や削除などデータの変更履歴を残せる機能

電子帳簿保存法によって、法人が保有するメールを含む電子データは、税法上、より重要な意味を持つようになりました。しかも電子データは紙に書かれた情報と異なり、簡単に訂正や削除ができてしまいます。

そこで電子帳簿保存法は法人に、電子データを保存するシステムに、電子データを訂正、削除したときにその変更履歴が残る機能を持たせることを求めています。

メールを最大10年間保存できる容量

国税庁は法人に、帳簿書類を7年間保存するよう求めています。そして一部の書類について10年間の保存を求めています(*3)。
したがって帳簿書類を含むメールはもちろんのこと、取引に関するメールも最大10年間保存しなければなりません。

*3参照:No.5930 帳簿書類等の保存期間(国税庁)

法人向け|クラウドメールの選び方

法人向け|クラウドメールの選び方

経営者が、「従業員たちが使うメールを、改正電子帳簿保存法に合致したクラウドメールに切り替えたい」と思ったとき、どのような点に注意したらよいのでしょうか。
法人向けクラウドメールの選び方を、具体的に紹介します。

検索機能と変更履歴記録機能で選ぶ

先ほど紹介したとおり、改正電子帳簿保存法は電子データを保存するシステムに検索機能と変更履歴記録機能を求めているので、クラウドメールにも同じ機能が必要になります。

必要なメールの検索機能はコチラをご覧ください。

メールサーバの容量で選ぶ

電子帳簿保存法の要件を満たすために、法人は「メールを10年間保存しなければならない」と考えておくと安全です。そのため、十分な容量を持つクラウドメールを選ばなければなりません。

「クラウドメールの容量」とは、ユーザーである企業が使えるメールサーバの保存容量のことです。
クラウドメールサービスを提供している企業は、顧客となる企業にメールサーバの容量を割り当てます。したがって企業がクラウドメールを選ぶときは、自社に割り当てられるメールサーバの容量が10年分あるかどうか確認する必要があります。

普段どのくらいのメールの送受信があるのか、大容量の添付ファイルに対応しているか、などを確認しておく必要があります。

使いやすさで選ぶ

メールは従業員などが毎日何十回も使うものなので、クラウドメール選びでは、使いやすさも重要な要素になります。

クラウドメールの選考では、直感で操作できるインターフェースになっているかどうか確認してください。直感操作が可能なインターメースとは、「こうしたい」と思ったときに画面にその操作ができるボタンがあることを意味します。

メールの表示方式、フォルダの振り分け、転送設定、表示するメールの数などを確認しましょう。

セキュリティ対策で選ぶ

セキュリティについては「対策が講じられているクラウドメールを選ぶ」のと同時に「対策が講じられてないクラウドメールは選ばない」という姿勢が必要です。
クラウドメールの選考では、どのようなサイバー攻撃を想定していて、どのようにそれらを防ぐのか確認してください。

自社でデータセンターを持っているかどうかも、クラウドメールサービス会社を選ぶときの需要なチェックポイントです。他社のデータセンターを借りてクラウドメールを運用しているということは、その他社のセキュリティまで把握しておかなければならないからです。

柔軟性があるプランを選ぶ

成長中の企業であれば、これから従業員数が倍になるかもしれません。
電子帳簿保存法の改正によって、メールを使った情報のやり取りが急増する可能性も考慮しましょう。
これから導入するクラウドメールは、こうしたビジネス環境の変化に柔軟に対応できるものでなければなりません。
カスタマイズやオプションの内容や、プランの変更の自由度も選考時のチェックポイントになります。

移行の手間と時間で選ぶ

新たにクラウドメールを導入する場合、これまでのメール・システムからデータを移行しなければなりません。

担当者はクラウドメールサービス会社に、データの移行が完全に行われるのかどうか、どれくらい手間がかかるのか、どれくらい時間がかかるのか、移行コストはいくらになるのか、といったことを確認しておいてください。

また、移行期間中は、新しいクラウドメールと従来のメールの両方を使えることが理想です。このようなきめ細やかなケアをしてくれるクラウドメールサービス会社を選びたいものです。

クラウドメールサービス選定の注意点

クラウドメールサービスを提供する会社を選定するときの注意点を紹介します。

業務に必要な機能があるか注意

クラウドメールサービスを選定するときは、事前に従業員などの「実際のユーザー」から意見や希望を聞き取っておいたほうがよいでしょう。
メールのヘビーユーザーである従業員たちは、「うちの会社のメールにもこういう機能があればいいのに」と感じているはずです。
そのような意見や要望が盛り込まれたクラウドメールを導入すれば、業務効率は向上につながります。

例えば、複数の社員が1つのアカウントに同時にログインできる機能や、パソコン以外の端末からもアクセスできる機能は、多くのユーザーが求めるものです。
また、グローバル企業であれば、外国語に対応していることも必須機能でしょう。

システム障害時の対応

障害をまったく起こさないコンピュータ・システムは存在しません。そのため、障害を1回も起こしたことがないクラウドメールサービス会社を探すことは不可能です。

そこで重要になるのが、障害の頻度と障害が起きたときの対応です。障害の発生頻度が低い会社、かつ、障害時の対応が早い会社を選びましょう。

クラウドメールサービス会社を選考するときは、これまでの障害の事例と、障害発生時の対応を詳細に尋ねてください。
さらに、障害が起きたときに社内外の関係者に連絡する方法やバックアップの方法と頻度、他のクラウドメールサービスの利用などについても確認してください。

クラウドメールは選び方のポイントを押さえて選定する

ここまで理想のクラウドメールの選び方を紹介しました。クラウドメールの機能や性能は、サービスを提供する会社によって異なるので、ポイントを押さえて自社のニーズにマッチしたものを選びたいものです。

特に注意しなければならないのは、改正された電子帳簿保存法が求める要件をクリアしていることです。順法主義、コンプライアンスの観点からも、この点は重要といえます。
クラウドメールサービス会社の担当者が電子帳簿保存法の改正内容に詳しいことは、選考基準の1つにしてもよいくらいです。

そして、せっかく新たにクラウドメールを導入するので、この機会に従業員たちのメール・ニーズも把握しましょう。新しいクラウドメールに移行して、従業員たちが「使いやすくなった」と感じれば業務の効率化や生産性の向上が見込めます。

必要十分な機能が搭載され、運用面でもセキュリティ面でも安心できるクラウドメールを探しましょう。

CWJのCloud Mailは改正電子帳簿保存法に対応

CWJのCloud Mailは改正電子帳簿保存法に対応

十分な機能、使いやすいインターフェース、安心できるセキュリティ対策、スムーズな移行、障害発生時の素早い対応――このすべてを兼ね備えたクラウドメールとしてCWJの「Cloud Mail」を紹介します。

CWJのCloud Mailはビジネス・ユースを前提に開発された、企業向けクラウドメールサービスです。
CWJのCloud Mailは、ビジネス・メールに求められるWebメール、迷惑メール対策、ウイルス対策、誤送信対策、メール保管といった機能を備えています。
また、オプションには、PPAP対策の「MAIL FILE LINK」や、標的型攻撃メールに有効なファイル無害化もあります。

CWJのCloud Mailの特長

高性能Webメーラー

ユーザビリティを追求。ドラッグ&ドロップや右クリックによる操作など、メールクライアントソフトと変わらない使いやすさを実現しています。

マルチデバイス対応

スマートフォン、iPad専用のWebUIを標準価格で提供。メール参照から送受信、アドレス帳呼び出しなど、パソコンと遜色ない操作性を実現します。

迷惑メール・ウィルス対策

高機能迷惑メール対策、ウイルスメール対策を標準装備。迷惑メールに悩まされることなく、本来業務に集中していただけます。

添付ファイル暗号化・誤送信対策(オプション)

送信メールの添付ファイルを自動で暗号化し、復号化パウワードを別途通知することにより誤送信による情報漏洩対策を施しています。

メール保管・監査(オプション)

すべてのメールをアーカイブします。情報漏洩対策に備えた監査・保管用、また個人の長期保管用メールボックスとしても利用できます。
※10年間保存に対応するクラウドメールのオプションサービス「Mail Archive

マネージドセキュリティVPN接続

マネージドセキュリティサービスを利用して、インターネットVPN接続が可能。L2VPNに対応し、社内ネットワークにCloud Mail接続してできます。

CWJクラウドプラットフォームによる運用

安全・安心をコンセプトとしたCWJクラウド基盤で運用しています。

もちろん改正電子帳簿保存法に対応しています。
CWJのCloud Mailへのお問い合わせは以下のページからお願いいたします。

お問い合わせはこちらお問い合わせはこちら

オプションサービス「Mail Archive」のご紹介

記事のポイント

  • 1.法人向けのクラウドメールに必須の機能とは

    法人向けのクラウドメールに求められる機能は、次のとおりです。

    • 改正電子帳簿保存法が求める要件をクリアしていること
    • メールに検索機能が搭載されていること
    • 訂正や削除などデータの変更履歴を残せる機能
    • メールを最大10年間保存できる容量能

    詳しくは「はじめに:法人向けクラウドメールの必須機能について」をご覧ください。

  • 2.企業などの法人は、クラウドメールをどのように選んだらよいのか

    企業などの担当者は、次の機能が搭載されているクラウドメールを選ぶことをおすすめします。

    • 検索機能と変更履歴記録機能があるか
    • メールサーバの容量は十分か
    • 使いやすいか、直感的に操作できるインターフェースか
    • セキュリティ対策は万全か
    • プランに柔軟性はあるか
    • 従来メールを新クラウドメールに移行するときの作業はスムーズかつ短時間か

    詳しくは「法人向けクラウドメールの選び方」をご覧ください。
    サイバーウェイブジャパンのクラウドメールサービスでは、10年間保存に対応しているオプションサービス「Mail Archive」もご用意しております。

  • 3.クラウドメールサービスを選定するときの注意点を知りたい

    企業の担当者がクラウドメールサービスを選定するときは次の点に注意してください。

    • 業務に必要な機能、従業員の多くが求める機能が搭載されているかどうか注意する
    • システム障害時の対応を確認しておく

    詳しくは「クラウドメールサービス選定の注意点」をご覧ください。

この記事の編集者
CWJ編集部

インターネットデータセンターの運用から、クラウドサービスの提供まで行う株式会社サイバーウェイブジャパン(CWJ)のWeb担当者。
クラウドメールやデータ運用に関する弊社の知識を生かし、皆様のお役に立つ情報を発信しております。

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