クラウド型メールサービスは、仕事を行う場所を選ばずアクセスできるメールとして、業務の効率化に大きく貢献しています。今では、多くの企業で標準的に導入されており、リモートワークの普及とも相まって利便性は飛躍的に向上しました。

既存のメールサービスには基本的なセキュリティ機能も搭載されていますが、近年のサイバー攻撃は巧妙化・多様化しており、従来の対策だけでは防ぎきれないケースも増えています。

そこで注目したいのが、「標準機能＋α」のセキュリティ対策です。
本記事では、Microsoft / Googleメールの環境に追加することで、企業の“守り”をさらに強化できるセキュリティ機能をご紹介します。

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標準機能にプラス。“もう一手の備え”が企業を守る

近年ではさまざまなメールサービスがあり、たいていのサービスに迷惑メールの自動振り分けやウイルスチェックなど、基本的なセキュリティ機能が備わっています。

しかし、日常業務で起こり得る「誤送信」や「標的型攻撃」「なりすましメール」などには、よりきめ細かな専門的な対応が求められます。具体的には、ヒューマンエラーを防ぐためのシステムや、時代に合わせた情報漏洩対策が必要です。

メールのセキュリティ対策として、現在不足している機能がある場合は、必要なセキュリティ対策を追加すると、さらに安心して業務を進められます。

Microsoft / Googleメールに今すぐ追加したいセキュリティ機能7選

ここからは、Microsoft 365やGoogle Workspace（Gmail）などのクラウド型メールに「もう一手」加えることで得られる具体的なセキュリティ強化策を紹介していきます。それぞれの機能が、どのようなリスクに対応し、どう企業を守るのかを見ていきましょう。

1.【誤送信対策】添付ファイルのリンク化で“うっかり”をカバー

添付ファイルの誤送信は、どの企業でも起こり得るヒューマンエラーのひとつです。情報漏洩の多くがこうした“うっかり”から発生しています。

このようなリスクを軽減する方法として有効なのが、ファイルのリンク化です。添付ファイルをそのままメールに添付するのではなく、一度クラウドストレージにアップロードし、ダウンロード用のリンクをメール本文に記載する形式にすることで、送信後でもリンクの無効化やアクセス権の制限が可能となります。

この運用を実現するには、信頼性の高いクラウドストレージサービスとの契約が不可欠です。専用のストレージにファイルをアップロードすることで、メールサーバーの容量圧迫を防ぐだけでなく、アクセスログの取得やファイルの公開期限設定といった高度な管理機能も利用できるようになります。

2.【誤送信対策】上長承認によるダブルチェック

重要なメールの送信時に、上長の承認を必須とする「ダブルチェック」を導入すれば、ヒューマンエラーによる情報漏洩リスクを大幅に軽減できます。

ダブルチェックは、メールサービスの承認ワークフロー機能を活用するか、メールを下書きとして保存し、上長が内容を確認して送信する運用で実現可能です。

とくに外部宛てや機密情報を含むメールでは、ミスが致命的な結果につながることもあるため、事前確認を徹底する文化の醸成が重要です。社内ルールの定期的な見直しや周知を行い、セキュリティリテラシーの向上を図りましょう。

業務効率の観点からも、承認ワークフロー機能付きのメールサービスを導入することをおすすめします。

3.【標的型攻撃対策】サンドボックス機能で未知の脅威にも対応

標的型攻撃への備えとしては、サンドボックス機能を搭載したメール送受信システムの導入を強くおすすめします。

一見安全に見えるメールでも、マルウェアやスパイウェアが仕込まれていることがあります。特に、未知の脅威やゼロデイ攻撃に対する対策は急務です。

「サンドボックス機能」は、メールに添付されたファイルやURLを仮想環境で実行・検証し、安全性を確認したうえで受信者に届ける仕組みです。これにより、未知の攻撃に対しても一歩先を行く防御が可能となります。

4.【なりすまし・詐欺対策】送信元の信頼性を分析し警告表示

実在する社名や担当者を装った「なりすましメール」は、注意深く確認しなければ見破るのが難しい上、チェックに時間を要します。被害が発覚した際には、大きな損失につながるケースも少なくありません。

しかし、システムを活用すれば効率よくチェックを行うことが可能です。送信元ドメインの整合性を自動で検証し、不審な外部メールに対しては警告メッセージを表示する機能を導入することで、誤判断を未然に防げます。この仕組みは、全社のセキュリティリテラシー向上にも貢献します。

なりすましメールの対策には、DMARCレポート機能を備えた送信ドメイン認証を導入できるメールシステムを利用することをおすすめします。

5.【リンクの安全化】不審なURLは安全な形式に書き換え

サイバー攻撃の多くは、メール本文内のURLをクリックさせることで始まります。
急いで業務をこなしていると、不審なURLを見抜くのは難しく、被害の原因となることもしばしばです。

「リンク無害化」機能が備わったメールシステムを導入することで、メール内の不審なURLを自動的に安全な形式に書き換え、悪意あるサイトへのアクセスをブロックすることができます。これにより、社員の“うっかりクリック”による感染リスクを大幅に軽減できます。

6.【長期保存・監査対応】バックアップ＋監査対応のアーカイブ機能

コンプライアンス強化や社内監査対応を考える企業は、「メールを長期保存する方法」を検討しなければなりません。万が一、内部不正や不適切な対応が起こり、情報漏洩が発覚した時も、訴訟が起こった時にも、ログがなければ適切に対応できないからです。

メールシステムを導入する際は、長期保存可能な「アーカイブ機能」が備わったサービスを選ぶことが大切です。すべてのメールを10年間保存しておきましょう。

7.【不審な挙動の即時対応】セキュリティイベントのレポート出力

セキュリティシステムを導入すると、基本的にはシステムが自動で迷惑メールの選別や受信ブロック、ウイルスに感染しているファイルの処理をしてくれますが、さらなるセキュリティ強化のために、「月に何件攻撃を受けていたのか」被害件数を正しく把握することが重要です。

被害の内容に応じて、新たな策を講じられるように、最低でも月に1回は、セキュリティイベントのレポート出力をしておきましょう。

これらを一括で導入できる「ダントツセキュリティ」という選択肢

ここまで紹介した7つのセキュリティ機能は、すべてサイバーウェイブジャパンが提供するサービス「ダントツセキュリティ」でまとめて導入可能です。

Microsoft 365やGoogle Workspaceに追加するだけで、既存のメール環境はそのままに、セキュリティ機能を大幅強化。導入の手間やコストを最小限に抑えながら、安心を“上乗せ”できます。
費用は、1アカウント月額500円から、中小企業から大企業まで対応できますので、気軽にご相談ください。
※1アカウントのみ導入には対応していません。

クラウドメールに“もう一段階の安心”を

クラウドメールは、もはや業務に欠かせないインフラです。だからこそ、セキュリティ面でも「基本＋追加対策」で時代に合わせた対策を行っていきましょう。

サイバーウェイブジャパンでは、無料のワークショップを行っています。まずは貴社のお悩みをお聞かせください。専任のコンサルタントが、お悩み解決に適したサービスをご提案いたします。

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この記事のポイント

• 1.メールの標準機能に追加するといい機能は？

  • 添付ファイルのリンク化で“うっかり”をカバー
  • 上長承認機能
  • サンドボックス機能で未知の脅威にも対応
  • 送信元の信頼性を分析し警告表示
  • 不審なURLは安全な形式に書き換え
  • バックアップ＋監査対応のアーカイブ機能
  • セキュリティイベントのレポート出力

  詳しくは「Microsoft / Googleメールに今すぐ追加したいセキュリティ機能7選」をご覧ください。サイバーウェイブジャパンでは、Microsoft365やGoogle Workspaceをご利用の方に、メールセキュリティ強化支援を行うサービス「ダントツセキュリティ」をご用意しています。

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