メールによる情報漏洩の多くは、添付ファイルの誤送信や悪意あるURLのクリックによるウイルス感染が原因です。宛先ミスやファイルの間違い、URL確認の不備など、誰にでも起こり得るヒューマンエラーですが、個人情報や機密情報が含まれる場合は企業の信用失墜や損害賠償に発展するリスクがあります。
こうした被害を抑えるために注目されている手段が、「添付ファイルのリンク化（ファイルリンク化）」です。ファイルをクラウドにアップロードし、そのダウンロードリンクのみを送信することで安全性を高めます。

本記事では、添付ファイルのリンク化の仕組みとメリット、活用例を解説します。

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ファイルリンク化の基本的な仕組み

「うっかり添付ミスで重要情報が漏れてしまったら…」という不安を抱えるすべての人にとって、ファイルリンク化は心強い味方となる手段です。ここでは、基本的な仕組みをやさしく解説します。

ファイルリンク化の特徴は、送信後にファイルへのアクセスを制限・遮断できる点にあります。誤送信に気付いた際、従来の添付ファイルであれば既にダウンロードされている可能性がありますが、ファイルリンク化を利用していれば、リンクの有効期限を切る、アクセス権限を変更するなど、事後対応が可能です。

ファイルリンク化のメリット

「取り返しのつかないミスを防ぎたい」「誤送信後でも安心したい」と感じる方にとって、ファイルリンク化は非常に有効です。ここでは、導入による主なメリットを詳しくご紹介します。　

誤送信時のリスク低減

誤って送信してしまった場合でも、リンクの無効化により被害の拡大を防げます。ファイル自体が相手に届かないため、未然に漏洩を防ぐ有効な対策となります。
もちろん、誤送信の件数を減らしていくことが大切ですが、万が一誤送信をしてしまった時の安心感が異なります。

ファイルサイズの制限に柔軟対応

メールの添付ファイルには2MB程度のサイズ制限がありますが、リンク化すれば大容量ファイルでもやり取りが可能になります。プロジェクト資料や高画質画像なども問題なく送信できます。

アクセス管理と監査対応

クラウド上での管理により、誰がいつファイルを閲覧・ダウンロードしたかのログ取得が可能です。これにより、内部監査やセキュリティポリシーへの対応も容易になります。
万が一、誤送信による情報漏洩が起こった時も、速やかに原因を追究し、対処できることが安心のポイントです。

脱PPAPへの対応

パスワード付きZIPファイルとそのパスワードを別メールで送る「PPAP方式」は、すでにセキュリティ上の懸念が指摘されています。企業によっては、メールに直接ファイルを添付する方法は行わないと徹底しているケースもあります。
時代に合わせた方法を選択することで、自社のみならず取引先への安心感の提供できることがメリットです。

こんな場面で活躍！現場で役立つファイルリンク化

「実際にどう活用できるの？」「現場での使いどころが知りたい」と感じる方へ。ここでは、ファイルリンク化の具体的な活用シーンとあわせて、導入時のポイントをご紹介します。

個人情報を含むファイルのやり取り

従業員や顧客の個人情報をファイルでやり取りする場合、企業の信用を失わないためにも添付ファイルのリンク化が役立ちます。もし、誤って別の相手に送ってしまっても、すぐにリンクを無効化し情報漏洩の被害を最小限に抑えることも可能です。

メール送信後は、念のため送信済みメールを再チェックし、誤送信にすぐに気づけるようにするとより安全性が高まります。

見積書や契約書など公開範囲を限定するファイルのやり取り

取引先との見積書や契約書のやり取りするときには、ダウンロード制限や閲覧期間の設定が役に立ちます。情報の流出を防止するために、権限設定をしっかり行うことがポイントです。
万が一、誤送信してしまった場合も、誤送信した相手にアクセス権限がなければ、ファイルの流出を防げます。

法人メールの安心を強化するおすすめサービス

「今使っている環境を変えずに対策したい」「もっと手軽にセキュリティを強化したい」という方に向けて、すでに、Microsoft 365やGoogle Workspaceなどを利用している方も、ぜひご覧ください。

「ダントツセキュリティ」で手軽に導入

Microsoft 365やGoogle Workspaceをお使いの方には、サイバーウェイブジャパンが提供する「ダントツセキュリティ」がおすすめです。標準のメール機能に追加する形で、リンク化された添付ファイルのURLを精査した上でメールを受信できるようになります。

送信時も「上長確認」のフローを設定することができるため、間違ったアドレスを先方に送らないように、送信者と上長で二重のチェックが可能です。

「Mail File Link」機能で誤送信対策を強化

「Mail File Link（メールファイルリンク）」には、添付ファイルの自動リンク化と送信後の削除機能が備わっています。誤送信後の対応が可能となり、企業全体のセキュリティレベルを高めることができます。Microsoft 365やGoogle Workspaceをご利用の方以外もご検討いただける、添付ファイルに関するセキュリティサービスです。

添付ファイルの誤送信は事前・事後の備えで安心を強化

人間が業務を行っている以上、メールの誤送信は完全にゼロにすることは難しく、誤送信対策は「事前の防止」と「事後の被害最小化」の両輪で行うことが重要です。ファイルリンク化はその後者にあたる、いざという時の備えとして非常に有効な手段です。

株式会社サイバーウェイブジャパンでは、添付ファイルのやり取りに関係するさまざまな形態のセキュリティサービスをご用意しています。どのサービスの利用が適切であるかわからないかたも、専門のコンサルタントがご案内いたしますので、気軽にご相談ください。

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この記事のポイント

• 1.添付ファイルのリンク化とは？

  • メールに直接ファイルを添付する代わりにクラウド上にアップロード
  • ファイルのダウンロードURLリンクをメールに記載して送信する
  • 受信者はそのリンクをクリックすることでファイルにアクセス

  詳しくは「ファイルリンク化の基本的な仕組み」をご覧ください。

• 2.添付ファイルのリンク化はどんな時に役立つ？

  • 個人情報を含むファイルのやり取り
  • 公開範囲を限定したいファイルのやり取り　などの

  添付ファイルをダウンロードURLで送ることで、権限設定やダウンロード期限の設定ができます。もしメールを誤送信したとしても、重要な添付ファイルにアクセスできなければ情報漏洩を防ぐことが可能です。

  詳しくは「こんな場面で活躍！現場で役立つファイルリンク化」をご覧ください。

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