初めてビジネス向けのメールを送る方も、ビジネスメールを日ごろから送っている方も、今日から使えるメールの文例をご紹介します。 

こんな方におすすめ！ 

• 宛名書きにつける敬称がわからない 
• 冒頭の挨拶文がわからない 
• 社会人として失礼のない言葉遣いがわからない 
• 添付ファイルの送り方がわからない 
• 書き方がわからないのでコピペして使える文例が欲しい 

文例だけではなく、先方に失礼のないメールの書き方のポイントもご紹介しますので、メール作成の参考になさってください。

すでにベテランの社員の方も、新入社員の方も、ビジネスメールにふさわしい「基本の文例」を身に付けて、仕事の自信につなげていただければ幸いです。

【ビジネス用】用件を連絡するメールに使える文例

ビジネスメールの作成に使える、基本の文例をご紹介します。 

【使い方】 

• 文例から、メールに合う内容をコピー 
• 必要に応じてアレンジ 
• 文章全体を見直し最低でも2回確認してから送る

用件を連絡するためのメールのポイント

連絡事項を伝えるメールでは、件名を読んだだけでメールの内容がわかるように書きます。 

次に、宛名を書き、挨拶文を入れ、連絡内容を簡潔にまとめます。 
内容が伝わりやすいように、改行による文章のまとまりを作り、適度な空白を入れましょう。 

添付ファイルを送る際のメールの書き方について「メールの書き方のポイント」でも詳しくご紹介しておりますので、ご覧ください。 

打合せ日時変更

打合せ日時を変更したい場合、変更しなければならないことがわかった時点でメールを送ります。 
先方の都合もありますので、なるべく早めに送りましょう。 
その際、いつまでに回答してほしいのか、返信の締切りを記載します。 

また、先方がメールに気づかないこともあるため、念のため電話でもご連絡しておくと安心です。

請求書送付

外部から仕事を引き受けた場合は請求書を送付します。 
ファイル容量が軽い添付ファイルであればメールに添付して送付します。請求書のファイル形式はpdfファイルが一般的です。 
ウイルス感染の観点で、ExcelファイルやWordファイルは避けたほうが無難です。 

謝罪やお詫びの文例

請求書の誤送付に使える文例を用意いたしました。 

謝罪やお詫びのメールのポイントは、やってしまったことを明確にして、謝罪の気持ちを伝えることが大切です。 
また、同じことが起こらないよう「どのような対策を行うのか」を明確に伝え、相手に誠意を伝えましょう。お詫びのメールの場合でも、長文は避け、できるだけ簡潔でわかりやすいメールになるように書きます。 

お礼の文例

お礼の文例は「誰にお礼を行うのか」により、文面が異なりますが、どの相手に対しても丁寧な言葉を選ぶことが大切です。 
また、前向きな言葉を選び、お礼の気持ちを伝えてください。 

件名や宛名書き、挨拶、署名の文例

メールの文例をアレンジする際に、件名や宛名書き、冒頭の挨拶、署名の参考になる文例をご紹介します。 
ビジネスメールの基本は、シンプルにわかりやすく用件を伝えることです。メール作成の参考になさってください。 

件名に使える文例

メールの件名は、長すぎる件名を避け、メールの内容をシンプルに伝えられるように書きましょう。 
自分や相手が、後日メールを検索する際に楽になる「わかりやすい件名」をつけることがポイントです。 

このように、メールの要件に合わせて適切な件名を書きます。 
メールの返信が欲しい場合や添付ファイルがある場合は、メールの件名で伝えることも一つの手段です。 

メールの宛名書きに使える文例

件名を入力したら、メールの冒頭に先方の名前を記載する「宛名書き」を行います。 

【宛名に含めたい内容】 

• 先方の社名 
• 所属部署 
• 役職や肩書 
• お名前
• 敬称 

社外宛ての宛名書き

基本の形式がこちらです。 

複数の方を「TO」に設定し、メールの宛名書きに含める場合の文例はこちらです。 

代表の方を「TO」に設定し、「CC」に2人入れる場合は、このように書きます。 

また、会社全体や団体に送信する場合は、「様」ではなく「御中」（おんちゅう）を使います。 
組織に対して、敬称に「様」を使うことは一般的ではありません。 

大勢のお客様に向けて、一度にメールを送信する場合は「各位」を使います。 
個別に連絡するべき内容の場合は「各位」ではなく「様」を使いましょう。 

社内宛ての宛名書き

社内宛ての宛名書きは、部署名と適切な敬称を付けて送ります。 
役職がある方には、役職を付けて送りましょう。 

部署やグループ全体に連絡をする場合は「各位」を使います。 
また、社内のルールがある場合はルールに従ってください。 

冒頭の挨拶に使える文例

宛名が書いたら、冒頭のあいさつ文を作成します。 

日本には、挨拶を大切にする文化があります。 
普通の手紙でも、電子メールでも、要件だけ伝える内容では、コミュニケーション上の問題が起こりますので、必ず挨拶文を入れましょう。 

【挨拶文で気を付けたいこと】 

1. 相手の立場や、自分が置かれた状況にあう挨拶を行う 
2. 丁寧な言葉を選ぶ 

署名に使える文例

メールに欠かせない要素が署名です。 

ビジネス向けのメールに使用する署名には、必要に応じて以下の要素を入れるようにします。 

• 所属する組織（会社名、部署など） 
• 役職 
• 氏名 
• 自分の社用スマートフォン番号 
• 自分のメールアドレス 
• 事業所の住所 
• 電話番号（代表） 
• FAX番号（代表） 
• 営業日と受付時間 
• 所属組織のWebサイトURL、など 

署名は定型文として、あらかじめご利用のメールアプリに登録しておくと便利です。

添付ファイルの送り方も！ビジネスメールの書き方のポイント

仕事のメールを送る際には、書き方のポイントを押さえることが大切です。送信設定や言葉遣い、添付ファイルの送り方についてご紹介します。 

宛先の設定はTOとCC、BCCを使い分けて設定

メールの宛先の設定は3種類あります。 

• TO…メールに対応してもらいたい方に設定。アドレスが公開される。 
• CC…メールを把握してもらいたい方に設定。アドレスが公開される。 
• BCC…他の受信者にメールアドレスを知られたくない方に設定。 

相手に返信を求める場合は「TO」で送り、内容を共有したいだけの場合は「CC」を選択します。 
メールマガジンやクレーム対応など「メールの内容は共有したいけれど、他の相手にアドレスを伏せたい案件」では「BCC」を選んでください。 

失礼のない宛名書きをする

メールの宛名書きは、相手の立場や送信先の人数や規模に合わせて柔軟に対応します。 

社内の方や親しい立場の方には「さん」を使っても構いませんが、基本的には「様」を選ぶとトラブルは少なくなります。 

宛名書きを行う上で、選ばないほうが無難である敬称は「殿」です。一例として、上司から部下に宛てたメールで使うことは可能ですが、「上から目線」の印象を与える敬称であるため慎重に使ってください。 
また、「殿」は部下から上司へあてたメールで使用することはありません。 

ビジネスメールで使える宛名書き一覧

言葉遣いに気を付ける

ビジネスメールでは、送信先の相手によって言葉使いを変えることがポイントです。 

例えば、目上の方に「了解しました」ということは失礼にあたります。目上の方に送るメールの場合は「承知いたしました」「かしこまりました」などと返答するケースが一般的です。 

「この言葉遣いは正しいのだろうか？」と疑問に思った時は、先輩社員に尋ねるか、インターネットで調べることをおすすめします。 

ビジネス上のやり取りで使える言葉を一部ご紹介しますので、参考になさってください。 

ビジネスメールで使える言葉（一例） 

※丁寧語：読み手に対して敬意を示す言葉 
※尊敬語：目上の方に対して敬意を示す言葉（～られる、～になる、など） 
※謙譲語：自分がへりくだることで敬意を示す言葉 

締めの言葉にも気を付ける

メールの本文を書くときは、最後まで気を抜かないことが大切です。 
メールのやりとりが終わっても人間関係は継続しますので、次に連絡を取るときに気持ちよく対応してもらえるように締めくくりましょう。 

添付ファイルの送り方

添付ファイルを送りたい場合は、「ファイル名」「ファイル形式」「何点送るか」をメールの本文で相手に伝えます。 

次に、以下の2つの方法からファイルの送信方法を選んで添付ファイルを送付しましょう。 

1. 直接メールに添付する 
2. ファイルをアプロードしてURLを添付する 

安全なデータのアップロードサービスをお探しの方は、サイバーウェイブジャパンの「Mail File Link」（メールリンクファイル）が便利です。 

「Mail File Link」（メールリンクファイル）は、メールを誤送信してしまった時に、あとから添付ファイルの削除が可能です。また、添付ファイルのウイルススキャンが行えるため、先方にウイルスを送り付けてしまうことがありません。 

企業にとって、メールのやりとりを安全に行うことは信頼や業績に関わるため大切です。情報漏洩やウイルス感染被害防止の観点から、有料のデータアップロードサービスの利用をおすすめします。 

ビジネスメールで添付ファイルを送る方法！適切な容量と書き方【文例あり】 

メール送信前に確認！チェックリスト

• TOやCC、BCCなど送信設定は適切か 
• 件名がわかりやすく書けているか 
• 宛名書きのお名前や敬称は正しいか 
• 冒頭の挨拶は失礼がない文を選んでいるか 
• メールの内容は簡潔にまとめられているか 
• 丁寧でビジネスにふさわしい言葉選びができているか 
• 署名を記載しているか 

メールは正確な文面で送付することが大切

ビジネスメールを送る際は、わかりやすく正確な文面で送付することが大切です。友達に送るメールと仕事で送るメールは異なります。わかりやすい件名を付け、適切な言葉を選んでメールを作成してください。 

万が一、メール送信ミスをしてしまった場合は、可能なら電話でお詫びした後で、お詫びのメールを送ることをおすすめします。 
文例を活用し、先方に失礼のないメール作成を行いましょう。 

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この記事のポイント

• 1:ビジネスメールの書き方のポイントは？

  ビジネスメールの書き方のポイントはこちらです。

  • 宛先の設定はTOとCC、BCCを使い分けて設定
  • 失礼のない宛名書きを行う
  • 言葉遣いに気を付ける
  • 適切な締めの言葉を選ぶ
  • 添付ファイルの送り方に気を付ける

  詳しくは「添付ファイルの送り方も！ビジネスメールの書き方のポイント」をご覧ください。

• 2:メールの送信前に確認するポイントは？

  メールを送信する前に、以下の項目について確認しましょう。

  • TOやCC、BCCなど送信設定は適切か
  • 件名がわかりやすく書けているか
  • 宛名書きのお名前や敬称は正しいか
  • 冒頭の挨拶は失礼がない文を選んでいるか
  • メールの内容は簡潔にまとめられているか
  • 丁寧でビジネスにふさわしい言葉選びができているか
  • 署名を記載しているか

  詳しくは「メール送信前に確認！チェックリスト」をご覧ください。

  メールの誤送信に備えられるサービスをお探しの方は、サイバーウェイブジャパンまでお問い合わせください。

この記事の編集者

CWJ編集部

インターネットデータセンターの運用から、クラウドサービスの提供まで行う株式会社サイバーウェイブジャパン（CWJ）のWeb担当者。
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